Découvrez les outils et protections indispensables pour lancer une activité d’assistante virtuelle sur des bases professionnelles, sécurisées et durables.

 

Les indispensables au lancement de l’activité d’assistante virtuelle

(Rédige par Damien GRANGIENS, fondateur de Plateya.fr et expert du marché des assistants virtuels et OBM). 

 

 

 

Lancer une activité d’assistante virtuelle exige bien plus que des compétences opérationnelles.

Pour être crédible, sécurisée et durable, l’activité doit reposer sur des protections juridiques solides et des outils adaptés à la gestion, à la prospection et à la production.
Voici la base indispensable, sans superflu.

Résumé des outils indispensables à l'activité d'assistante virtuelle en vidéo

 

 

 

Protéger son activité avec une base minimale sérieuse

 

 

Compte professionnel : une séparation indispensable

Un compte bancaire professionnel ou dédié permet de :

• Séparer clairement finances personnelles et professionnelles

• Simplifier la gestion comptable

• Renforcer la crédibilité auprès des clients
  
  

👉 À mettre en place dès le premier encaissement.


Recommandation compte pro pour l'activité d'assistante virtuelle :

La banque pro en ligne Qonto, qui sera parfaite tout au long de l'évolution de votre activité. Elle s'intègre à vous outils du quotidien et propose un module facturation électronique offert. Parfait.

Offre:  3 mois offerts Qonto avec le code PLATEYA 3M

Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro)

La RC Pro couvre les dommages causés dans le cadre de vos prestations :

• Erreurs ou oublis

• Retards préjudiciables

• Mauvaise manipulation de données
  
  

Indispensable pour une assistante virtuelle intervenant sur des outils, fichiers ou process clients.

 

Recommandation RC pro pour l'activité d'assistante virtuelle :

La RC pro parfaite nous semble être celle imaginée par Hiscox (en lien avec Plateya) pour protéger l'activité sur les responsabilités et enjeux réels de l'activité. Elle intègre en sus la Protection Juridique.


Offre : 10% cashback sur la RC pro assistante indépendante 

Protection juridique professionnelle

La protection juridique permet de faire face à :

• Litiges clients

• Impayés

• Conflits contractuels

• Mise en cause de responsabilité
  
  

Elle inclut accompagnement juridique et prise en charge de frais de procédure.

Assurance cyber : un socle de sécurité numérique

Souvent négligée, l’assurance cyber est pourtant essentielle.
Elle couvre :

• Piratage

• Fuite de données

• Attaques informatiques

• Responsabilité liée à la cybersécurité
  
  

👉 Indispensable dès que vous utilisez des outils cloud ou accédez à des comptes clients. Accessible chez Hiscox en option payante en sus de la RC Pro.

Conditions Générales de Vente (CGV)

Les CGV définissent le cadre contractuel de votre activité :

• Prestations proposées

• Modalités de paiement

• Délais

• Responsabilités

• Conditions de résiliation
  
  

Travailler sans CGV expose directement votre responsabilité personnelle.

Recommandation CGV  pour l'activité d'assistante virtuelle :

 

Nous avons crée un modèle de CGV pour l'activité d'assistante indépendante qui s'adresse à des clients professionnels. 


Offre : Accéder au modèle de CGV pour assistante indépendante 

Organiser sa prospection et son suivi client

CRM : centraliser prospects et clients

Un CRM permet de :

• Suivre les prospects

• Structurer la prospection

• Historiser les échanges

• Planifier relances et opportunités
  
  

Même simple, il évite une gestion dispersée et inefficace.

Recommandation CRM  pour l'activité d'assistante virtuelle :

 

Plusieurs options existent ici :


HubSpot CRM (version gratuite)


Le top des CRMs pour les spécialistes du digital. Mais si vous souhaitez actionner les volets marketing, customer service etc, il conviendra de prendre la version payante. Néanmoins, parfait pour débuter.

Accéder à HubSpot CRM en version gratuite


Notion CRM

 

Notion est l'outil collaboratif par excellence. Il permet d'accéder à des templates gratuits pour organiser votre CRM, vos actions marketing, vos espaces clients, etc. Bref un outil immanquable au démarrage.


Créer son CRM sur Notion 

Outil de prise de notes professionnelle

Un outil de prise de notes structuré est essentiel pour :

• Centraliser briefs clients

• Documenter process et consignes

• Garder un historique exploitable
  
  
  

Bonne pratique : un espace par client, organisé et daté.

 

Recommandation outil prise de notes pour l'activité d'assistante virtuelle :

 

Plusieurs options existent ici mais nous recommandons Noota, start-up française qui s'est fortement développée et qui proposent de la top qualité à prix accessible.


Tester Noota gratuitement 

Outil de signature électronique

La signature électronique permet de :

• Faire signer devis et contrats à distance

• Accélérer les validations

• Sécuriser juridiquement les engagements
  
  

Elle est aujourd’hui un standard attendu par les clients professionnels.

 

Recommandation outil signature électronique :

Plusieurs options existent ici mais nous recommandons Get Accept. Un outil simple et de haut niveau qui permet de signer des documents rapidement et suivre l'ensemble du processus. 


Accéder à la présentation de Get Accept ici 

Les LLMs indispensables pour une assistante virtuelle

ChatGPT – assistance opérationnelle et rédactionnelle

ChatGPT, développé par OpenAI, est un outil clé pour :

• Rédaction de contenus professionnels

• Structuration de documents

• Reformulation et correction

• Gain de temps sur les tâches répétitives
  
  

👉 À utiliser comme assistant, jamais comme décideur.


Accéder à Chat GPT gratuit en français 

Claude AI – analyse et clarté rédactionnelle

Claude AI, développé par Anthropic, est particulièrement utile pour :

• Analyse de documents longs

• Reformulation claire et neutre

• Structuration logique d’informations complexes

Il complète efficacement ChatGPT dans un usage professionnel.


Deux infos :

Tarifs Claude AI 

Cowork, la nouvelle fonctionnalité incroyable de Claude (dès la 1ère version payante)

Les outils graphiques indispensables

Canva (version gratuite) : le minimum visuel professionnel

Canva, édité par Canva, permet de :

• Créer visuels simples et professionnels

• Réaliser documents clients, présentations, posts

• Maintenir une image cohérente sans compétences graphiques
  
  

👉 La version gratuite est largement suffisante pour démarrer.


Formez-vous à CANVA 

Zoom expert : cohérence et sobriété des outils

L’objectif n’est pas d’accumuler les outils, mais de :

• Choisir l’essentiel

• Bien configurer chaque solution

• Les intégrer dans un process clair
  
  

Un système simple et maîtrisé est toujours plus efficace.

Erreurs fréquentes à éviter

• Démarrer sans assurances

• Négliger les CGV

• Gérer les clients sans outil centralisé

• Multiplier les outils sans méthode

Ces erreurs fragilisent l’activité à moyen terme.

FAQ – Questions fréquentes sur l'activité d'assistante virtuelle

Une assistante virtuelle peut-elle travailler sans outils IA ?

Oui, mais les LLM permettent un gain de temps et de qualité significatif.

ChatGPT remplace-t-il les compétences humaines ?

Non. Il assiste, structure et accélère le travail, mais ne décide pas.

Canva est-il suffisant sans version payante ?

Oui, la version gratuite couvre les besoins essentiels au lancement.

Un CRM est-il utile avec peu de clients ?

Oui, il structure dès le départ et évite les mauvaises habitudes.

Les CGV sont-elles obligatoires ?

Elles sont juridiquement indispensables pour encadrer la relation client.

Une assurance cyber est-elle vraiment nécessaire ?

Oui, dès lors que vous manipulez des données numériques.

Conclusion

Lancer une activité d’assistante virtuelle sur des bases solides repose sur trois piliers :

• Protection juridique et assurantielle

• Outils de gestion et de relation client

• Outils de production modernes (IA et graphisme)
  
  

Cette base minimale sérieuse permet de travailler sereinement, efficacement et durablement, sans complexité inutile.