Qu'est-ce qu'un Office Manager ?

L'Office Manager, également connu sous le nom de "manager de bureau", est un professionnel polyvalent qui occupe une place essentielle au sein de l'entreprise. Son rôle principal est d'aider le dirigeant de l'entreprise à améliorer l'efficacité et la productivité en mettant en œuvre et en évaluant les processus de travail. Il est le bras droit du dirigeant, collaborant étroitement avec lui pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.

L'Office Manager est chargé de la gestion administrative quotidienne de l'entreprise. Cela comprend la gestion des appels téléphoniques, la gestion de l'agenda du dirigeant, la planification des réunions, l'organisation des déplacements professionnels, et la gestion des courriers.

L'Office Manager est responsable de la gestion des services généraux de l'entreprise. Cela comprend la gestion des stocks de fournitures de bureau, la coordination des prestataires de services (nettoyage, maintenance, etc.), et la gestion des espaces de travail.

L'Office Manager est souvent le point de contact privilégié pour les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux. Il/Elle est responsable de la communication avec ces différentes parties prenantes, de la gestion des contrats, et de la résolution des problèmes éventuels.

L'Office Manager peut également être chargé de certaines tâches liées à la gestion du personnel. Cela peut inclure la gestion des congés et des absences, la coordination des activités de formation, et la gestion des dossiers administratifs du personne

Dans certaines organisations, l'Office Manager peut également être impliqué dans la gestion financière de l'entreprise. Cela peut inclure la gestion des factures et des paiements, le suivi des budgets, et la coordination avec le service comptable

L'Office Manager doit être capable de gérer efficacement son temps et de faire preuve d'une grande organisation pour accomplir les multiples tâches qui lui sont confiées. Il/Elle doit être capable de hiérarchiser les priorités et de respecter les délais.

En tant que point de contact privilégié pour les diverses parties prenantes de l'entreprise, l'Office Manager doit posséder d'excellentes compétences en communication. Il/Elle doit être capable de communiquer efficacement avec des interlocuteurs de différents niveaux hiérarchiques, à la fois à l'oral et à l'écri

L'Office Manager doit être capable de s'adapter rapidement aux changements et aux nouvelles situations. Il/Elle doit être polyvalent(e) et capable de gérer différents types de tâches, en passant facilement d'une activité à une autre

L'Office Manager doit être proactif(ve) et faire preuve d'un esprit d'initiative. Il/Elle doit être capable de prendre des décisions et de résoudre des problèmes de manière autonome, en trouvant des solutions efficaces.

L'Office Manager doit avoir une bonne maîtrise des outils informatiques, tels que les logiciels de bureautique (Microsoft Office, G Suite), les outils de gestion de projet, et les outils de communication en ligne

Il n'existe pas de formation spécifique pour devenir Office Manager. Cependant, une formation en gestion ou en administration des entreprises est généralement recommandée. Les diplômes tels que le BTS Assistant Manager, le BTS Assistant de Gestion PME-PMI, ou une licence en management peuvent être pertinents pour acquérir les compétences nécessaires à ce métier.

Les Office Managers peuvent évoluer vers des postes de responsabilité plus importants au sein de l'entreprise, tels que celui de Secrétaire Général, de Responsable Administratif et Financier, ou de Responsable des Services Généraux. Ils peuvent également choisir de se spécialiser dans un domaine spécifique, comme les Ressources Humaines, la Communication, ou la Finance.

Le coût moyen d'un Office Manager indépendant varie en fonction de l'expérience et des compétences du professionnel, ainsi que de la complexité des missions qui lui sont confiées. En général, les tarifs horaires pour un Office Manager indépendant varient entre 40 et 80 euros HT par heure