Activité assistante indépendante

Comprendre le métier de secrétaire en freelance : Synthèse

10 Mar 2024 à 10:22

Découvrez le guide complet pour devenir secrétaire freelance : missions, compétences nécessaires, tarification et stratégies pour trouver des clients. Embarquez dans une carrière autonome offrant flexibilité et services personnalisés.

Mon métier de secrétaire en freelance : Mon partage d'expérience

L'essor du numérique a transformé de nombreux métiers, y compris celui de secrétaire, donnant naissance à l'assistante freelance. Expert dans la gestion administrative à distance, le secrétaire en freelance est un partenaire privilégié pour les entreprises qui recherchent flexibilité et efficacité. S'aventurer dans ce domaine signifie non seulement travailler de manière autonome, mais également proposer une gamme étendue de services, de la saisie de données à la gestion de la relation client.

En tant que secrétaire en freelance, j'aborde chaque mission avec rigueur et professionnalisme, en utilisant des compétences clés et des outils adaptés pour fournir un travail de qualité. Ma démarche, orientée vers la satisfaction client, repose sur une expertise consolidée qui permet à mes clients de se concentrer sur leur cœur de métier tout en m'occupant de leurs besoins administratifs. Dans les lignes qui suivent, nous allons explorer ensemble comment embrasser ce métier, comment fixer ses tarifs et comment attirer une clientèle fidèle.

Mes missions comme secrétaire indépendante

En tant que secrétaire en freelance, je m'adapte aux besoins variés de mes clients, qu'il s'agisse d'entreprises ou de particuliers. Voici une liste non exhaustive des missions que je peux prendre en charge :

1. Gestion administrative générale :

   
   
   • Ouverture et tri du courrier.
   • Classement et archivage de documents.
   • Accueil téléphonique et saisie de données.
     
     

2. Tâches administratives classiques :

   
   
   • Gestion des achats, facturation et suivi des paiements.
   • Suivi comptable et gestion des ressources humaines
     .

3. Assistance polyvalente :
   
   

   • Répondre aux appels, prioriser les demandes et prendre des messages.
   • Suivi pré-comptable : rapprochements bancaires et mise à jour des dossiers comptables.
   • Gestion des impayés : relances, recouvrement de créances et procédures juridiques.
     
     

Mon rôle s'étend également à la prise en charge de tâches spécifiques et personnalisées :

• Gestion documentaire : organisation, numérisation et archivage de documents.
• Suivi commercial : promotion d'événements, gestion des réseaux sociaux et création de supports de communication.
• Gestion des emails : rédaction, tri et réponse aux courriels.
• Organisation et planification : gestion des déplacements et des rendez-vous.
• Gestion de campagnes de recrutement : diffusion d'offres d'emploi, gestion des candidatures et intégration des nouveaux employés.
• Gestion des commandes et des fournitures : suivi des stocks et des fournitures de bureau.
  
  

En tant que secrétaire indépendante, je choisis mes missions et mes clients, ce qui me permet d'offrir des services sur mesure, depuis le secrétariat à distance jusqu'à la gestion des ressources humaines, en passant par la gestion commerciale, financière et comptable. Mon objectif est de fournir un soutien administratif complet, me permettant d'agir comme un véritable bras droit pour les dirigeants d'entreprise.

Compétences et outils nécessaires

Pour exceller en tant que secrétaire en freelance, il est impératif de maîtriser un éventail de compétences et d'outils qui sont la pierre angulaire de ce métier :

• Compétences organisationnelles et de gestion du temps

  
  La capacité à organiser mon travail et à gérer efficacement mon temps est essentielle. Cela inclut la gestion de dossiers multiples, la hiérarchisation des tâches et l'anticipation des besoins pour éviter les retards et optimiser la productivité.
  
  
  

• Compétences informatiques et logiciels bureautique

  
  Une maîtrise approfondie de l'informatique, notamment des logiciels tels que Microsoft Office, Google Workspace, et des systèmes CRM, est fondamentale. De plus, l'utilisation d'outils de gestion de projet et de suivi du temps comme Asana ou Trello me permet de structurer ma charge de travail. Voici d'ailleurs un classement des meilleurs logiciels bureautique à maîtriser pour l'activité de secrétaire indépendante en 2024. 
  
  

• Compétences interpersonnelles

  
  D'excellentes aptitudes en communication sont cruciales, que ce soit pour interagir avec les clients ou collaborer avec d'autres professionnels. La discrétion et la capacité à gérer le stress et les conflits sont également primordiales, étant donné la nature confidentielle des informations traitées.
  
  

En termes de formation, un parcours académique en gestion administrative tel que BEP métiers des services administratifs, Bac Pro Gestion Administration, BTS gestion PME, BTS support à l’action managériale ou DUT GEA constitue une base solide, enrichie par une expérience préalable dans le domaine administratif.

Quant aux outils essentiels, je m'équipe de :

• Outils de collaboration : Dropbox, Google Drive pour le partage de fichiers.
• Logiciels spécialisés : Des programmes spécifiques à l'industrie, tels que des logiciels de comptabilité et de facturation, adaptés à mon expertise et aux besoins de mes clients.
• Matériel de bureau : Un ordinateur, une imprimante et des fournitures de bureau sont nécessaires pour accomplir les tâches quotidiennes, tandis que les outils de communication comme le courriel, le téléphone et les outils de vidéoconférence sont indispensables pour la communication à distance.
  
  

La maîtrise de plusieurs langues, en particulier l'anglais, et des compétences rédactionnelles solides pour la rédaction d'emails, de rapports et d'autres documents sont des atouts supplémentaires qui me distinguent dans des environnements d'affaires internationaux.

Comment devenir secrétaire freelance ?

Pour entamer une carrière de secrétaire en freelance, voici les étapes clés à suivre :

1. Choix du statut juridique :
   
   
   • Optez pour le statut de micro-entrepreneur pour sa simplicité et son faible coût.
   • Enregistrez-vous en tant qu'auto-entrepreneur pour opérer légalement.
   • Le code APE généralement attribué est le 82.19Z, correspondant à "Photocopie, préparation de documents et autres activités spécialisées de soutien de bureau" (Plus d'informations sur le code APE pour l'activité de secrétaire indépendante ici). 
     
     
2. Formation et éducation :
   
   
   • Privilégiez un BTS ou une formation supérieure dans un domaine lié à l'administration, aux langues, au droit ou à l'économie.
   • Suivez une formation spécialisée pour acquérir les compétences et connaissances nécessaires.
     
     
3. Préparation et lancement :
   
   
   • Réfléchissez à vos motivations et définissez vos objectifs.
   • Réalisez une étude de marché pour comprendre l'industrie, les clients, les tarifs et régulations.
   • Discutez de vos plans avec votre entourage pour préparer le changement.
   • Établissez un plan de financement et un business plan.
   • Inscrivez-vous auprès de l'URSSAF et choisissez le bon statut juridique.
   • Équipez-vous du matériel nécessaire (ordinateur, imprimante, logiciels).
   • Développez une stratégie marketing et commencez à chercher des clients.
     
     

Ces étapes vous aideront à asseoir les bases solides pour votre activité de secrétaire en freelance, vous permettant de bénéficier d'une autonomie complète, d'une meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle, et d'offrir vos services à une clientèle diversifiée.

Tarification des services de secrétariat freelance

Déterminer la tarification de mes services en tant que secrétaire en freelance est une étape cruciale pour assurer la viabilité de mon activité. Voici les principaux facteurs à prendre en compte :

• Expérience et complexité des tâches : Mon tarif horaire varie entre 35€ et 40€ HT, ajusté en fonction de mon expérience et de la complexité des missions confiées.
  
  
• Localisation et taille de l'entité cliente : Ces éléments influencent également mes tarifs, avec une fourchette plus large allant de 35€ à 45€ de l'heure, applicable aussi bien pour des prestations sur site qu'à distance.
  
  

Pour les services sur site, des frais supplémentaires peuvent s'appliquer en cas de demandes urgentes, de travaux les week-ends ou pendant les jours fériés, entraînant une majoration de 15% à 50%. Une mission d'une journée complète est généralement facturée entre 280€ et 350€, variant selon la nature des tâches à effectuer.

• Services Spécialisés : Des compétences spécifiques comme celles d'une secrétaire comptable ou d'une assistante administrative et commerciale peuvent justifier des tarifs plus élevés.
  
  

Enfin, il est important de noter que des tarifs plus bas peuvent refléter une qualité de service moindre ou un manque d'expérience. Ma rémunération se situe typiquement entre 35€ et 40€ de l'heure, et je propose différentes modalités de facturation : à l'heure, au forfait ou par tâche, en fonction de l'accord passé avec le client. Les cotisations sociales représentent 21,10% de mon chiffre d'affaires, un facteur à ne pas négliger dans la détermination de mes tarifs.

Vous pouvez plus d'informations sur les tarifs des secrétaires indépendantes en 2024 ici. 

Comment j'ai trouvé mes premiers clients et réussi à développer mon activité de secrétaire indépendante 

Pour développer son activité et trouver des clients en tant que secrétaire en freelance, une stratégie multifacette s'impose. Voici quelques étapes clés :

• Préparation de l'offre et tarification : Je définis clairement les services que je propose ainsi que mes tarifs, en veillant à me différencier de la concurrence. Je présente mes méthodes de travail et l'avantage distinctif de mes prestations.
  
  
• Portfolio et plateformes spécialisées : Je constitue un portfolio convaincant pour inspirer confiance et je m'inscris sur des plateformes telles que Malt ou Plateya, en sachant que l'inscription est un investissement et ne suffit pas à me garantir un flux continu de clients. Je dois rivaliser d'ingéniosité en parallèle pour explorer les pistes qui correspondent le mieux à ma manière de travailler.
  
  
• Visibilité et marketing : Je crée du contenu de qualité (newsletters) pour gagner en visibilité et asseoir mon expertise. J'envisage aussi la publicité payante pour des résultats plus rapides.
  
  
• Réseautage et prospection : Je contacte d'anciens employeurs, collègues, et je discute de mon activité avec mon entourage pour développer le bouche-à-oreille. Je rejoins des associations professionnelles et participe à des événements de networking.
  
  
• Approche personnalisée : J'emploie l'emailing pour une approche douce de la prospection, en personnalisant mes messages après avoir recueilli des informations sur les prospects. J'adopte une démarche de marketing outbound, en exploitant des canaux à fort taux de conversion comme LinkedIn, l'emailing ou les appels téléphoniques. Les résultats sont plutôt mitigés, les dirigeants étant harcelés par ces techniques. 
  
  
• Stratégies marketing inbound : Je partage du contenu de valeur sur les plateformes choisies, en mettant en avant mes compétences et en proposant des solutions aux problèmes courants. J'optimise mon profil pour communiquer clairement ma proposition de valeur.
  
  

Enfin, je garde à l'esprit que le succès en freelance repose sur une structure d'entreprise solide et crédible, une bonne organisation digitale pour trouver des clients et une image de marque fiable et professionnelle. Je m'assure d'être visible sur les plateformes spécialisées et d'utiliser efficacement les réseaux sociaux pour établir un réseau pertinent pour mes futurs clients.

Conclusion

Nous voilà, nous avons exploré les multiples facettes du métier de secrétaire en freelance, soulignant l'importance de l'adaptabilité, des compétences diversifiées et de l'usage stratégique des outils modernes. L'évolution de cette profession vers un modèle autonome offre non seulement une plus grande flexibilité, mais également la possibilité de fournir des services personnalisés répondant aux exigences spécifiques de chaque client. La connaissance approfondie de ces éléments constitue la clé pour se distinguer et prospérer en tant que professionnel indépendant dans un marché en constante évolution.

C'est dans cette dynamique que s'inscrit le mouvement Plateya, un creuset pour celles et ceux aspirant à valoriser et à faire briller le métier de secrétaire indépendante. Passez les sélections Plateya et joignez-vous à une communauté qui s'engage à promouvoir l'excellence dans l'assistance administrative.

En conclusion, chaque étape décrite précédemment pave le chemin vers une carrière épanouissante, qui allie maîtrise de soi et service de qualité, le tout ancré dans une perspective de croissance continue et de reconnaissance professionnelle.

FAQ sur le métier de secrétaire indépendante en freelance

Q : Quelles sont les compétences clés pour réussir en tant que secrétaire freelance ?

R : Les compétences essentielles incluent l'organisation, la gestion du temps, la maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique, ainsi que d'excellentes aptitudes interpersonnelles pour communiquer efficacement avec les clients et gérer la confidentialité des informations.

Q : Comment fixer mes tarifs en tant que secrétaire indépendante ?

R : Les tarifs varient en fonction de votre expérience, la complexité des tâches, et la localisation de vos clients. Une bonne pratique consiste à évaluer ces facteurs et à considérer vos coûts opérationnels, y compris les charges sociales, pour définir une grille tarifaire juste et compétitive.

Q : Quelles stratégies adopter pour attirer une clientèle fidèle ?

R : Construisez un portefeuille solide, soyez actif sur les plateformes spécialisées et les réseaux sociaux, utilisez le marketing de contenu pour démontrer votre expertise, et engagez-vous dans le réseautage professionnel. Une approche personnalisée dans votre communication et une prestation de services de qualité encourageront la fidélisation.

Q : Quel statut juridique choisir pour démarrer en freelance ?

R : Le statut de micro-entrepreneur est souvent recommandé pour sa simplicité et sa gestion fiscale avantageuse. Cependant, évaluez les options disponibles en fonction de vos prévisions de revenus, vos besoins en couverture sociale, et consultez un expert si nécessaire pour faire le choix le plus adapté à votre situation.