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Tâches administratives TPE/PME : déléguez à votre assistante freelance

31 Jan 2024 à 10:22

Découvrez comment la délégation des tâches administratives peut transformer les TPE/PME. Cet article offre une analyse détaillée des bénéfices, des conseils pour choisir des services externalisés et améliorer productivité et sérénité.

Les tâches administratives des TPE/PME : Externalisez les à votre assistant freelance expert et gagnez jusqu'à 3H/jour 




Dans le monde effervescent des TPE/PME et de l'artisanat, la surcharge de travail est une réalité souvent inéluctable pour de nombreux dirigeants. Pris dans le tourbillon des activités quotidiennes, ils se retrouvent submergés par un flot incessant de tâches administratives, allant de la gestion des e-mails et de la paperasse à la comptabilité et au suivi client. Cette accumulation de responsabilités, loin d'être anodine, porte en elle un risque latent mais significatif : celui du burnout. Ce syndrome d'épuisement professionnel, alimenté par des heures interminables de travail et une pression constante, est devenu une préoccupation majeure, d'autant plus que les études récentes révèlent que près de 20% des dirigeants sont aujourd'hui aux portes de ce burnout, souvent exacerbé par un déficit chronique de temps, estimé à environ trois heures par jour, pour gérer efficacement les tâches administratives.


Face à cette situation, la délégation apparaît non seulement comme une stratégie judicieuse, mais aussi comme une nécessité impérieuse pour préserver l'équilibre et le bien-être mental. En confiant une partie de ces responsabilités à des assistants qualifiés, les dirigeants peuvent non seulement libérer du temps précieux, mais aussi gagner en sérénité et en focus pour se consacrer à ce qui compte vraiment : le développement et la croissance de leur entreprise. Cette introduction vise à établir un lien clair entre la gestion efficace des tâches administratives et la santé mentale des dirigeants, tout en soulignant l'importance cruciale de savoir déléguer pour améliorer l'efficacité globale de l'entreprise. À travers cet article, nous explorerons les tâches administratives clés qui, une fois déléguées, peuvent transformer radicalement la dynamique de travail au sein des petites entreprises et offrir aux dirigeants un nouvel horizon de productivité et d'équilibre.



Section 1: les réalités du burnout chez les dirigeants



A. Statistiques et faits sur le burnout


  • Prévalence du burnout :

 

    • Des études récentes indiquent qu'une proportion alarmante de dirigeants de TPE/PME et d'artisans souffre de symptômes de burnout. On estime que près de 20% des dirigeants sont confrontés à un risque élevé d'épuisement professionnel.
    • Ces chiffres mettent en lumière une réalité souvent occultée dans le monde entrepreneurial : la gestion d'une petite entreprise, loin d'être un chemin pavé de succès et de liberté, peut être semée d'embûches psychologiques.

  • Facteurs contributifs :

    • Le burnout chez ces professionnels est fréquemment attribué à une charge de travail excessive, à des heures de travail prolongées et à la pression de porter plusieurs chapeaux simultanément.
    • La difficulté à établir une frontière claire entre vie professionnelle et vie personnelle exacerbe souvent ce problème.


B. L'Impact de la gestion administrative


  • Temps consacré aux tâches administratives :



    • Les dirigeants de petites entreprises consacrent en moyenne trois heures par jour à des tâches administratives. Ces activités, bien que cruciales, sont souvent chronophages et ne contribuent pas directement à la croissance de l'entreprise.
    • Cette gestion administrative, allant de la comptabilité à la correspondance client, empiète sur le temps qui pourrait être investi dans des activités à plus forte valeur ajoutée.

  • Ressources absorbées par l'administratif :

    • Outre le temps, la gestion administrative mobilise également des ressources financières et humaines. Les petites entreprises, ayant des budgets et des équipes limités, se retrouvent souvent à devoir choisir entre investir dans leur croissance ou gérer les exigences administratives quotidiennes.
    • Ce dilemme crée une tension constante et peut mener à une utilisation inefficace des ressources limitées de l'entreprise.


C. Conséquences sur la santé mentale


  • Stress et anxiété accrus :

    • La surcharge de travail administrative peut entraîner des niveaux élevés de stress et d'anxiété, affectant non seulement la performance professionnelle mais aussi la santé mentale des dirigeants.
    • L'épuisement émotionnel et la frustration générés par ces tâches peuvent mener à un sentiment d'aliénation et de découragement.


  • Risque de burnout :

    • Sans une gestion efficace ou la délégation de ces tâches, le risque de burnout augmente significativement. L'épuisement professionnel peut avoir des répercussions graves, allant d'une baisse de productivité à des conséquences plus sérieuses sur la santé physique et mentale.



Cette section a souligné les réalités du burnout chez les dirigeants de TPE/PME et artisans, mettant en évidence l'urgence de repenser la gestion des tâches administratives. La reconnaissance de cette problématique est le premier pas vers l'adoption de solutions efficaces, telles que la délégation, pour alléger la charge de travail et promouvoir un environnement de travail plus sain et plus productif.




Section 2: analyse du temps perdu en tâches administratives



La gestion du temps est un élément crucial dans la réussite d'une entreprise, particulièrement pour les TPE/PME et les artisans. Cette section se concentre sur l'analyse du temps consacré aux tâches administratives et examine les répercussions d'une gestion inefficace de ces activités sur l'entreprise dans son ensemble.


A. Temps moyen consacré aux tâches administratives


  • Volume de travail aministratif :

    • Les dirigeants de TPE/PME consacrent une part significative de leur temps de travail aux tâches administratives. Les études montrent que cela peut représenter jusqu'à 3 heures par jour, soit environ un tiers de la journée de travail standard.
    • Ces tâches incluent diverses activités, allant de la gestion des e-mails et des rendez-vous, à la comptabilité, en passant par la préparation de documents et le suivi client.


  • Impact sur la productivité :

    • Bien que ces tâches soient essentielles au fonctionnement quotidien de l'entreprise, elles n'apportent pas directement à la croissance ou au développement stratégique de l'activité.
    • Le temps passé sur l'administratif est donc souvent perçu comme une perte de productivité, car il détourne l'attention des activités à plus forte valeur ajoutée.


B. Conséquences d'une gestion inefficace


  • Délais de réponse et opportunités manquées :



    • Une gestion inefficace des tâches administratives peut entraîner des retards dans les réponses aux clients et dans le traitement des commandes, affectant ainsi la satisfaction client et potentiellement causant la perte d'opportunités commerciales.
    • Ces retards peuvent également nuire à la réputation de l'entreprise et à sa capacité à développer des relations commerciales durables.


  • Stress et charge de travail :

    • La gestion administrative inefficace augmente le stress et la charge de travail des dirigeants, contribuant au sentiment d'être débordé et à l'épuisement professionnel.
    • Ce stress continu peut avoir des effets délétères sur la prise de décision, l'innovation et la créativité au sein de l'entreprise.

  • Impact financier :

    • Les inefficacités dans la gestion administrative peuvent également avoir un impact financier direct. Par exemple, une mauvaise gestion de la comptabilité peut conduire à des erreurs dans les facturations, à des retards dans les paiements et même à des pénalités pour non-conformité aux normes fiscales et réglementaires.
    • Ces problèmes financiers peuvent entraver la croissance de l'entreprise et affecter sa viabilité à long terme.


En conclusion, bien que les tâches administratives soient une composante inévitable de la gestion d'une TPE/PME, il est crucial de les aborder de manière stratégique. Une gestion efficace et optimisée de ces tâches non seulement libère du temps précieux pour les activités à forte valeur ajoutée, mais contribue également à réduire le stress, à améliorer la satisfaction client et à renforcer la santé financière de l'entreprise.




Section 3: les 7 tâches administratives essentielles à déléguer



Pour alléger la charge de travail des dirigeants de TPE/PME et augmenter l'efficacité de l'entreprise, la délégation de certaines tâches administratives est essentielle. Voici sept tâches clés dont la délégation peut libérer du temps précieux et améliorer la productivité globale.


1. Gestion des e-mails et correspondances professionnels


  • Description : la gestion quotidienne des e-mails et des correspondances peut être chronophage. Cela inclut le tri, la réponse et le suivi des e-mails professionnels.


  • Justification de la Délégation : déléguer cette tâche permet au dirigeant de se concentrer sur les décisions et les communications stratégiques, tout en s'assurant que les réponses courantes sont gérées de manière efficace et professionnelle.



2. Comptabilité et gestion financière de l’entreprise


  • Description : la comptabilité comprend la tenue des livres, la gestion des factures, et la préparation des déclarations fiscales.


  • Justification de la Délégation : la délégation de la comptabilité à un expert réduit les risques d'erreurs et assure la conformité aux normes comptables et fiscales, libérant ainsi le dirigeant de préoccupations complexes et techniques.



3. Planification et gestion des rendez-vous clients


  • Description : organiser l'agenda, planifier des rendez-vous et coordonner les réunions sont des tâches qui demandent du temps et de l'attention.


  • Justification de la délégation : un assistant peut efficacement gérer l'agenda, assurant une organisation optimale du temps et évitant les conflits d'horaire, ce qui permet au dirigeant de maximiser son efficacité.


4. Gestion des réseaux sociaux et du marketing de l’entreprise


  • Description : La gestion des réseaux sociaux et des campagnes marketing comprend la création de contenu, l'interaction avec les abonnés et l'analyse des performances.


  • Justification de la Délégation : Confier ces tâches à un spécialiste permet de maintenir une présence en ligne active et professionnelle, essentielle pour le branding et l'acquisition de clients, tout en libérant du temps pour se concentrer sur le cœur de métier.


5. Suivi des commandes et gestion de la relation Client


  • Description : Le suivi des commandes, la gestion des requêtes clients et le service après-vente sont cruciaux pour la satisfaction client.


  • Justification de la Délégation : Déléguer ces tâches assure une gestion efficace et rapide des demandes clients, contribuant à une meilleure expérience client et à la fidélisation.



6. Rédaction et mise en forme de documents


  • Description : la création de documents professionnels tels que des rapports, des propositions ou des présentations peut être fastidieuse.


  • Justification de la Délégation : confier cette tâche à un assistant qualifié garantit des documents bien rédigés et présentés, permettant au dirigeant de se concentrer sur le contenu stratégique.



7. Gestion des ressources humaines et administration du personnel


  • Description : Les activités liées aux ressources humaines, telles que le recrutement, la gestion des contrats et la formation, requièrent une attention particulière.


  • Justification de la Délégation : La gestion efficace de ces tâches par un professionnel dédié assure le bien-être et la performance de l'équipe, tout en déchargeant le dirigeant de responsabilités complexes.



En déléguant ces sept tâches administratives clés, les dirigeants de TPE/PME peuvent significativement augmenter leur productivité et efficacité. Cette démarche libère un temps précieux qui peut être réinvesti dans des activités à plus haute valeur ajoutée, contribuant ainsi au développement et à la prospérité de l'entreprise. Dans ce cas précis, vous vous invitons à découvrir la fiche métier d'assistant RH freelance.

 



Section 4: sélectionner le bon assistant virtuel ou service administratif



La délégation des tâches administratives est une étape cruciale, mais choisir le bon assistant virtuel ou le service administratif adapté à vos besoins l'est tout autant. Voici des critères essentiels à considérer et des conseils pour évaluer la qualité et la fiabilité des services proposés.


 

Critères de sélection


  • Expérience et spécialisation :

    • Recherchez des assistants ayant une expérience prouvée dans votre secteur d'activité. Une spécialisation pertinente peut apporter une compréhension plus profonde de vos besoins spécifiques.

    • Examinez leur parcours professionnel et les témoignages de clients précédents pour évaluer leur compétence et leur fiabilité.


  • Compétences techniques et outils maîtrisés :

    • Assurez-vous que l'assistant possède les compétences techniques nécessaires pour gérer les tâches que vous envisagez de déléguer. Cela inclut la maîtrise des logiciels de bureautique, des systèmes de gestion de projet, et des plateformes de communication.

    • La connaissance des outils et technologies spécifiques à votre domaine peut être un avantage significatif.


  • Communication et disponibilité :

    • Une communication claire et efficace est essentielle. Vérifiez la facilité de communication avec l'assistant et sa capacité à comprendre clairement vos instructions et vos attentes.
    • Discutez également de leur disponibilité et assurez-vous qu'elle correspond à vos besoins et à votre fuseau horaire si nécessaire.



Évaluation de la qualité et fiabilité


  • Références et recommandations :

    • Demandez des références ou consultez les recommandations en ligne. Les avis d'autres entreprises similaires à la vôtre peuvent fournir des indications précieuses sur la performance et la fiabilité de l'assistant.

    • Ne pas hésiter à contacter directement ces références pour un feedback plus détaillé.

  • Essai et évaluation initiale :

    • Envisagez une période d'essai ou un projet test pour évaluer la qualité du travail de l'assistant et sa compatibilité avec votre entreprise.

    • Cette étape permet d'identifier toute incompatibilité potentielle avant de s'engager dans une relation de travail à long terme.


  • Conditions contractuelles et flexibilité :

    • Examinez attentivement les termes du contrat proposé. Assurez-vous que les conditions soient claires concernant les tarifs, les heures de travail, la confidentialité, et les modalités de résiliation du contrat.

    • La flexibilité du contrat est également importante, notamment si vos besoins évoluent avec le temps.


  • Mesures de confidentialité et sécurité :

    • Comme les assistants virtuels géreront des informations sensibles, il est crucial de discuter des mesures de confidentialité et de sécurité des données.

    • Vérifiez si l'assistant utilise des canaux de communication sécurisés et s'il est disposé à signer un accord de non-divulgation si nécessaire.


En suivant ces critères et conseils, les dirigeants de TPE/PME et artisans peuvent sélectionner un assistant virtuel ou un service administratif externe qui non seulement répond à leurs besoins, mais contribue également de manière significative à l'efficacité et au succès de leur entreprise. Une sélection judicieuse est la clé pour établir une collaboration fructueuse et durable.




Section 5: impact de la délégation sur la productivité et la sérénité



La délégation des tâches administratives représente bien plus qu'une simple redistribution des responsabilités; elle a un impact profond et positif sur la productivité globale de l'entreprise et sur le bien-être mental du dirigeant. Examinons à travers des témoignages et des études de cas comment cette pratique transforme l'environnement de travail.


Témoignages et études de cas


  • Cas réussis de délégation :

    • De nombreux dirigeants de TPE/PME rapportent une augmentation significative de leur productivité après avoir délégué des tâches administratives. Par exemple, un artisan a constaté une augmentation de 30% de sa production hebdomadaire après avoir engagé un assistant virtuel pour gérer sa correspondance et ses commandes.

    • Une étude de cas dans le secteur des services montre comment la délégation des tâches de comptabilité a permis à une PME de se concentrer sur l'expansion de ses services, conduisant à une croissance de 25% de son chiffre d'affaires annuel.

  • Amélioration de la qualité du travail :

    • En déléguant les tâches administratives, les dirigeants se libèrent du fardeau des détails opérationnels et peuvent se concentrer sur des aspects stratégiques, comme le développement de nouveaux produits ou services, l'amélioration des processus existants, ou la planification à long terme.

    • Ceci se traduit non seulement par une meilleure performance globale de l'entreprise, mais aussi par une amélioration de la qualité et de l'innovation dans les offres de l'entreprise.


Analyse des effets positifs de l’externalisation des tâches administratives


  • Sur la productivité de l'entreprise :

    • La délégation permet aux dirigeants de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Ceci entraîne une utilisation plus efficace du temps et des ressources, se traduisant par une augmentation de la productivité et de la rentabilité.

    • Les tâches administratives étant gérées par des professionnels compétents, l'efficacité opérationnelle de l'entreprise s'améliore, réduisant les erreurs et les retards dans les processus.

  • Sur le bien-être du dirigeant :

    • La réduction du volume de travail et du stress associé à la gestion des tâches administratives a un impact positif notable sur la santé mentale des dirigeants. Beaucoup rapportent une diminution des symptômes de stress et une meilleure qualité de vie.

    • Cette amélioration du bien-être se répercute sur l'ensemble de l'entreprise, avec un leadership plus concentré et une atmosphère de travail plus positive.



En conclusion, la délégation des tâches administratives n'est pas seulement une question de gestion du temps; c'est une stratégie essentielle pour stimuler la productivité, promouvoir l'innovation, et maintenir une ambiance de travail saine et équilibrée. Les témoignages et les études de cas démontrent clairement que les avantages de cette pratique vont bien au-delà de la simple efficacité opérationnelle, impactant positivement à la fois la performance de l'entreprise et la qualité de vie de ses dirigeants.



Section 6: intégration et collaboration efficace avec les services externalisés



L'intégration réussie des assistants ou des services administratifs externalisés est cruciale pour maximiser les bénéfices de la délégation. Cette section se concentre sur les meilleures pratiques pour intégrer ces services dans vos processus d'affaires et pour maintenir une communication et un partenariat efficaces et productifs.


Conseils pour une intégration d’assistante indépendante réussie


  • Définir les objectifs et attentes clairs :

    • Avant de commencer, déterminez clairement les objectifs de la délégation et les résultats attendus. Ceci inclut des détails spécifiques sur les tâches à effectuer, les deadlines, et les standards de qualité.

    • Des objectifs bien définis assurent que l'assistant ou le service externalisé comprend parfaitement ce qui est attendu de lui.

  • Processus d'onboarding structuré pour l’accueil de votre assistant virtuel :

    • Mettez en place un processus d'intégration structuré pour familiariser l'assistant avec les opérations de votre entreprise, votre culture d'entreprise, et les outils que vous utilisez.

    • Fournissez des guides, des procédures standardisées et des formations si nécessaire pour faciliter une transition en douceur.

  • Communication régulière et feedback :

    • Établissez des canaux de communication clairs et réguliers pour discuter des progrès, des défis et des ajustements nécessaires.

    • Encouragez un feedback honnête et constructif des deux côtés pour améliorer continuellement la qualité du travail et la relation de travail.


Avant d'aller plus loin, découvrez ici un exemple de gestion administrative externalisée pour les artisans du BTP.


Stratégies pour maintenir une communication efficace


  • Utilisation d'outils de communication modernes :

    • Utilisez des outils de communication et de collaboration en ligne tels que Slack, Zoom, ou Microsoft Teams pour des interactions fluides et des mises à jour régulières.

    • Ces outils permettent de maintenir un lien étroit malgré la distance physique et facilitent le partage rapide d'informations.

  • Réunions régulières et mises à jour :

    • Planifiez des réunions régulières, qu'elles soient hebdomadaires ou mensuelles, pour discuter des progrès et aligner les objectifs.
    • Ces réunions sont l'occasion de résoudre les problèmes, de réajuster les priorités et de renforcer la relation.

  • Gestion des tâches et suivi des performances :

    • Utilisez des systèmes de gestion de tâches comme Asana, Trello ou un logiciel similaire pour suivre le progrès des tâches déléguées.

    • Un suivi régulier aide à identifier les domaines d'amélioration et à reconnaître les réussites.


Créer un partenariat productif


  • Respect mutuel et compréhension :

    • Construisez une relation basée sur le respect mutuel et la compréhension des capacités et des contraintes de chaque partie.

    • Reconnaître les efforts et les contributions de l'assistant ou du service externalisé renforce la motivation et l'engagement.


  • Flexibilité et adaptabilité :

    • Soyez prêt à adapter les processus et les méthodes de travail en fonction des retours d'expérience et des résultats observés.

    • Une approche flexible permet de tirer le meilleur parti de la collaboration et d'atteindre des résultats optimaux.


En suivant ces conseils et stratégies, les dirigeants de TPE/PME et artisans peuvent assurer une intégration et une collaboration efficaces avec les assistants et services externalisés. Cette approche favorise non seulement une augmentation de la productivité et de l'efficacité, mais renforce également le partenariat à long terme, essentiel à la réussite de l'externalisation des tâches administratives.



Section 7: planification financière et retour sur investissement




L'externalisation des tâches administratives représente un investissement financier pour toute entreprise. Cependant, il est essentiel d'évaluer cet investissement non seulement en termes de coût, mais aussi en termes de retour sur investissement (ROI) potentiel. Cette section se concentre sur l'analyse financière de la délégation et fournit des conseils pour une planification budgétaire équilibrée.


Analyse coût-bénéfice de la délégation


  • Évaluation du coût de la délégation administrative :

    • Le coût de l'embauche d'un assistant virtuel ou d'un service administratif externe varie en fonction du niveau d'expertise, des tâches à réaliser et de la fréquence des services requis.

    • Ces coûts doivent être comparés aux salaires et avantages sociaux qu'impliquerait l'embauche d'un employé à temps plein ou partiel pour les mêmes tâches.


  • Retour sur investissement :

    • Le ROI de la délégation doit être mesuré en termes de temps libéré pour le dirigeant et d'efficacité accrue. Ce temps peut être réinvesti dans des activités stratégiques qui génèrent des revenus supplémentaires ou améliorent les services de l'entreprise.

    • L'efficacité accrue peut également se traduire par une meilleure satisfaction client, une réduction des erreurs et une meilleure gestion des ressources.


Conseils pour une planification budgétaire équilibrée


  • Budget prévisionnel :

    • Intégrez le coût de l'assistance virtuelle ou des services externalisés dans votre budget annuel ou trimestriel.

    • Évaluez comment ce coût s'inscrit dans le cadre de vos dépenses opérationnelles globales et ajustez votre budget en conséquence.

  • Analyse des coûts à court et à long Terme :

    • Pesez les coûts initiaux de l'externalisation contre les économies potentielles à long terme, telles que la réduction des coûts liés à l'embauche d'employés internes ou la diminution des erreurs coûteuses.

    • Considérez l'impact à long terme de l'amélioration de l'efficacité et de la productivité sur votre entreprise.


  • Réévaluation régulière :

    • Réévaluez périodiquement les coûts et les avantages de vos services externalisés. Assurez-vous qu'ils continuent de répondre à vos besoins et qu'ils restent financièrement viables.

    • Soyez prêt à ajuster votre approche si les circonstances ou les besoins de votre entreprise changent.


  • Priorisation des investissements :

    • Priorisez les investissements dans les services externalisés qui offrent le plus grand retour sur investissement. Cela peut inclure des services qui libèrent le plus de temps ou qui apportent une expertise essentielle non disponible en interne.


En adoptant une approche stratégique de la planification financière et en évaluant attentivement le retour sur investissement, les dirigeants de TPE/PME et artisans peuvent tirer le meilleur parti de la délégation. Cette démarche assure que l'externalisation des tâches administratives est non seulement un choix financier judicieux, mais aussi un levier stratégique pour la croissance et le succès de l'entreprise.



Conclusion sur les tâches administratives à externaliser



En parcourant les différentes sections de cet article, nous avons exploré en profondeur la valeur inestimable de la délégation dans le monde des TPE/PME et de l'artisanat. De la reconnaissance des réalités du burnout chez les dirigeants à l'analyse du temps perdu en tâches administratives, l'importance d'alléger le fardeau administratif est devenue évidente. Nous avons identifié les tâches clés à déléguer pour maximiser l'efficacité et la sérénité, et fourni des conseils pratiques pour sélectionner le bon assistant virtuel ou service administratif. De plus, nous avons mis en lumière l'impact positif de la délégation sur la productivité et le bien-être, tout en soulignant l'importance d'une intégration réussie et d'une collaboration efficace.

Cette analyse détaillée révèle que la délégation n'est pas simplement une question de gestion du temps, mais une stratégie cruciale pour le succès et la croissance d'une entreprise. En libérant les dirigeants de la charge des tâches administratives, ils peuvent se concentrer sur ce qu'ils font de mieux : innover, développer et piloter leur entreprise vers de nouveaux sommets. Le retour sur investissement de la délégation, lorsqu'elle est bien planifiée et mise en œuvre, peut être considérable, non seulement en termes financiers, mais aussi en termes de qualité de vie et de satisfaction professionnelle.

En conclusion, la délégation administrative est une démarche stratégique essentielle, permettant aux dirigeants de TPE/PME et artisans de reconquérir leur temps, de renforcer leur productivité et de réduire considérablement le risque de burnout. Avec une planification financière prudente et une mise en œuvre stratégique, déléguer peut transformer radicalement l'efficacité opérationnelle d'une entreprise, tout en offrant aux dirigeants la tranquillité d'esprit et la liberté de se concentrer sur leur passion et leur vision. Cet article, en tant que référence dans l'industrie de la délégation administrative, vise à éclairer et à guider les dirigeants dans leur quête d'une gestion d'entreprise optimisée et équilibrée.

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Damien GRANGIENS - Fondateur de Plateya

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Fondateur de Plateya, je travaille depuis 5 ans avec des office managers et assistants indépendants sur la transformation digitale et les nouvelles pratiques et techniques agiles exigées dans le développement de leur activité.

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