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Comment gérer efficacement un bureau en période de crise : guide pratique

27 Sep 2024 à 07:07

Vous avez une crise à gérer au bureau (Suicide, alterte produit, problème RH D'ampleur...) il faut mettre en place des procédures spécifiques. Découvrez comment gérer un bureau en période de crise, en mettant en place des cellules d'aide et en renforçant la communication grâce au rôle clé de l'office manager.

Comment gérer un bureau en période de crise : les clés pour surmonter les défis (suicide, relations publiques…)

Vous êtes-vous déjà demandé comment réagir face à une crise en entreprise ?


Qu'il s'agisse d'un drame personnel tel qu'un suicide ou d'une crise de relations publiques, la gestion de ces situations délicates est essentielle pour assurer la continuité et le bien-être au sein d'une équipe. En France, 62 % des dirigeants de PME se disent démunis face à la gestion de crises internes (source : Baromètre de la santé des dirigeants, 2023).

Dans ce contexte, l’office manager joue un rôle déterminant en coordonnant la réponse collective et en mettant en place des procédures de soutien.

Le rôle central de l'office manager dans la gestion de crise

En période de crise, l’office manager devient un pilier de l’organisation. Son rôle dépasse la simple gestion administrative pour inclure la coordination humaine et logistique. Il est crucial de bien comprendre comment ce poste peut faire la différence dans la gestion d'une situation de crise.

Faciliter la communication et l'empathie

L’office manager est souvent la première personne vers qui les employés se tournent en période de trouble. Il doit donc :

• Mettre en place des canaux de communication clairs et directs.
• Organiser des réunions d’information régulières pour apaiser les tensions et réduire l’incertitude.
• S’assurer que chaque employé se sente écouté et soutenu.
  
  

La mise en place d'un climat de confiance est primordiale, car cela permet d'éviter l’isolement des collaborateurs. Une étude menée par le Journal of Occupational Health Psychology montre que la mise en place de cellules de soutien psychologique diminue de 30 % les risques d’aggravation des troubles liés au stress post-traumatique.

Coordination des ressources externes et internes

Dans une situation aussi grave qu’un suicide au sein de l’entreprise, l’office manager doit non seulement organiser le soutien psychologique pour les collaborateurs, mais aussi gérer la relation avec les autorités et les services d’urgence. Cela inclut :

• La mise en place d’une cellule de crise, en collaboration avec des professionnels de la santé mentale.
• L’établissement d’un plan de communication avec l’équipe dirigeante et les relations publiques pour gérer les répercussions internes et externes.
  
  

C'est également à lui que revient la tâche d’identifier les besoins spécifiques des employés impactés, en offrant des congés ou en ajustant les charges de travail si nécessaire.

Les procédures à mettre en place pour gérer les crises internes

La mise en place de procédures claires avant qu’une crise ne survienne permet de réagir de manière efficace et sereine. Voici les étapes essentielles à suivre :

1. Créer une cellule de crise dédiée

L’un des premiers réflexes à avoir en cas de crise est de structurer une cellule de crise. Celle-ci doit inclure des représentants des différentes parties prenantes de l’entreprise :

• Office manager,
• RH,
• Direction,
• Représentants des employés.
  
  

Cette cellule aura pour objectif d’établir un plan d’action immédiat et de s’assurer que tous les employés aient accès à des ressources adaptées (psychologues, assistance juridique, etc.).

2. Élaborer un plan de communication de crise

La communication est essentielle pour apaiser les inquiétudes et éviter la propagation de rumeurs nuisibles à l’image de l’entreprise. Un plan de communication efficace doit comprendre :

• Des messages clairs pour les employés afin de les informer sur la situation et les actions en cours.
• Une communication externe adaptée, notamment en cas de crise médiatisée, afin de protéger la réputation de l’entreprise.
  
  

3. Préparer les équipes aux crises à travers la formation

Anticiper les crises par la formation est essentiel. Organiser régulièrement des sessions de sensibilisation à la gestion des situations de crise (accidents, suicides, problèmes de réputation) permet aux employés de réagir rapidement et avec sang-froid. L’office manager joue ici un rôle clé en organisant ces formations et en assurant le suivi des bonnes pratiques.

4. Mettre en place une cellule de crise avec l’aide d’un psychologue expérimenté

Lorsqu’une crise touche profondément l'équipe, comme dans le cas d'un suicide ou d'un événement traumatisant, il est essentiel de mettre en place une cellule de soutien psychologique. Collaborer avec un psychologue spécialisé dans la gestion de crise permet d'offrir un accompagnement adapté et immédiat aux employés affectés. Ce professionnel, rompu à l’exercice, pourra :

• Proposer des entretiens individuels et collectifs pour aider les salariés à exprimer leurs émotions dans un cadre sécurisé.
• Apporter des outils pratiques pour gérer le choc émotionnel et prévenir des réactions post-traumatiques, telles que l’anxiété ou la dépression.
• Accompagner la direction dans la communication et le soutien émotionnel des collaborateurs en difficulté.
  
  

Cette cellule de soutien psychologique doit être activée dès les premiers signes de détresse pour limiter les impacts à long terme sur l’équipe. Selon une étude menée par l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité), une intervention rapide avec l’aide d’un psychologue diminue de 50 % les risques de troubles psychosociaux persistants dans l'entreprise.

L'impact de la gestion de crise sur la réputation de l'entreprise

Une crise mal gérée peut avoir des conséquences graves sur la réputation de l’entreprise, tant en interne qu’en externe. L’office manager doit donc être conscient de l’impact potentiel de chaque décision, en particulier dans le cadre d’une crise de relations publiques.

Gérer les crises de relations publiques : une question de transparence

La transparence est essentielle lorsqu’une crise devient publique. Que ce soit en raison d’un scandale, d’un produit défectueux ou d’un incident grave, l’entreprise doit répondre rapidement et honnêtement. Voici les étapes clés à suivre :

• Diffuser des informations précises et vérifiées pour éviter la désinformation.
• Organiser des conférences de presse ou publier des communiqués adaptés, en accord avec le service de communication.
• Être proactif dans la gestion des médias sociaux afin de limiter les impacts négatifs.
  
  

Prévenir pour mieux protéger l’entreprise

Enfin, il est important d’insister sur la prévention. En mettant en place des procédures claires et une communication fluide, l’office manager contribue à limiter l’ampleur d’une crise et à protéger durablement la réputation de l’entreprise. Une étude du Corporate Responsibility Magazine montre que 70 % des consommateurs sont plus enclins à soutenir une entreprise qui gère une crise avec honnêteté et transparence.

Conclusion : Anticipation et communication, les maîtres mots d’une gestion de crise réussie

Pour gérer efficacement une crise au sein d’un bureau, qu’il s’agisse d’un suicide tragique ou d’une crise de relations publiques, il est impératif de structurer une réponse organisée, axée sur l’humain. Le rôle de l’office manager est ici essentiel, tant pour gérer la communication interne que pour anticiper les réactions des parties prenantes.