Devenez un Office Manager incontournable en maîtrisant 5 défis clés : gestion d'espace, performance, temps, talents et organisation. Découvrez des stratégies innovantes pour exceller dans ce rôle crucial.
Les 5 défis de l'office manager freelance pour performer dans sa mission
Un office manager efficace peut faire ou défaire une organisation. Votre rôle en tant qu'office manager de haut niveau est de mener les membres de l'équipe au succès, mais la gestion est un acte de jonglage complexe. En plus d'accomplir vos propres tâches, vous devez gérer le bureau et les membres de son équipe. Avec autant de responsabilités, vous serez inévitablement confronté à des défis. Pour vous aider à vous préparer et à surmonter les problèmes courants, nous allons aborder les cinq principaux problèmes d'un gestionnaire de bureau de haut niveau.
Gestion de l’espace
Un problème important auquel sont confrontés la plupart des office managers, surtout aujourd'hui, est la gestion de l'espace. Comment gérer un espace de bureau pour accueillir confortablement tous les membres de l'équipe, en plus des bureaux et de l'équipement, en plus de la distance sociale ?
Il s'agit d'une tâche difficile et importante. Pour que les membres de votre équipe puissent travailler, ils ont besoin de l'espace et des équipements nécessaires. En plus de faire en sorte que tout rentre dans le bureau, l'espace doit être cohérent et créer un espace positif pour les individus. Heureusement, nous avons une solution pour cela : la réservation de bureaux. Le hot-desking ou flex-desk est le concept selon lequel les employés réservent leur bureau ou leur espace de travail chaque jour. Avec une solution de réservation de bureau, la direction peut télécharger la disposition de son bureau sur le logiciel, ce qui permet aux employés d'accéder à la disposition et de réserver le bureau de leur choix. Les employés peuvent ainsi choisir l'espace dont ils ont besoin et qu'ils souhaitent. Ils peuvent désormais arriver au bureau détendus, sachant que leur poste de travail est déjà réservé.
Vous vous demandez peut-être si cette solution n'entraîne pas d'autres problèmes, comme des espaces réservés inutilisés ou des doubles réservations. Une fois qu'un bureau est réservé, il n'est plus disponible pour les autres personnes à la recherche d'un espace, ce qui élimine le risque de conflits liés à la double réservation. En outre, la direction a un contrôle total sur la solution de réservation de bureaux, ce qui lui permet d'annuler certaines réservations si un espace non disponible est réservé. Pour éviter d'autres problèmes, avant de mettre en œuvre votre solution de réservation de bureau, la direction doit communiquer avec les membres de l'équipe sur le protocole qui l'entoure. Cela permettra de s'assurer que les employés connaissent les conséquences d'une mauvaise utilisation du logiciel ou de la réservation d'espaces sans les utiliser. Dans l'ensemble, cette solution est excellente pour permettre aux office managers de déléguer l'aspect gestion des espaces de leur rôle.
Diminution des niveaux de performance
Un autre défi important auquel les chefs de bureau sont confrontés est la gestion de la baisse des niveaux de performance. Il peut être difficile de motiver les membres d'une équipe, surtout lorsque vous ne pouvez contrôler que leur environnement de bureau. Heureusement, des études montrent que l'environnement d'une personne peut avoir un impact significatif sur sa productivité, il y a donc certaines choses que vous pouvez faire. Tout d'abord, il est essentiel de comprendre que chacun a un style de travail préféré, et vous devez être conscient qu'ils sont différents les uns des autres. Pour répondre à ces styles de travail, nous avons deux solutions.
La première consiste à mettre en place une semaine de travail hybride. Aujourd'hui, la plupart des travailleurs pratiquent déjà le travail hybride, c'est-à-dire un mélange de travail au bureau et de travail à distance, afin de satisfaire aux protocoles de distanciation sociale et de santé. À mesure que les vaccins sont disponibles, de plus en plus de professionnels sont autorisés à retourner au bureau. Pour beaucoup, c'est une bonne chose car ils se sentent plus productifs dans un bureau physique. D'autres ont découvert qu'ils étaient plus productifs en travaillant à domicile. Quelle que soit la préférence d'un individu, la semaine de travail hybride l'offre. Ce concept permet aux membres de l'équipe de choisir combien de jours de la semaine, le cas échéant, ils souhaitent travailler au bureau et à distance. Cette flexibilité permet aux membres de l'équipe d'adapter leur environnement à leurs propres normes de productivité et de l'ajuster en fonction de jours et d'activités spécifiques.
Une autre solution consiste à créer un lieu de travail basé sur les activités. Comme nous l'avons mentionné, chacun se sent plus motivé et plus productif en fonction de différents facteurs. La mise en place d'un espace de travail basé sur l'activité offre aux membres de l'équipe différents espaces, pièces et bureaux dans lesquels ils peuvent choisir de résider en fonction d'une activité spécifique. Cela permet aux individus de choisir l'espace qui les rend le plus productifs en fonction de leurs projets en cours. Si un projet exige une grande concentration, des zones calmes et isolées peuvent être utilisées. En revanche, si une tâche implique un brainstorming et une collaboration, les membres de l'équipe peuvent choisir de travailler dans un environnement ouvert et social. En permettant aux employés de choisir leur propre espace de travail, non seulement le chef de bureau est déchargé de cette responsabilité, mais cela contribue également à stimuler la productivité.
Gestion du temps
En tant que véritable chef de la gestion du bureau, vous avez beaucoup à faire. En plus d'avoir des tâches essentielles à accomplir, vous êtes également chargé de superviser les membres de votre équipe et de communiquer avec les autres chefs de service. Avec des tâches secondaires qui surgissent constamment, il peut être difficile de hiérarchiser votre temps et d'accomplir ce dont vous avez besoin. Un moyen utile de hiérarchiser vos propres responsabilités professionnelles est de prévoir du temps dans la journée pour un travail spécifique. Faites savoir à votre équipe les moments où vous êtes disponible et ceux où vous vous concentrez sur votre propre travail. Mettez régulièrement à jour votre calendrier et partagez-le avec les membres de votre équipe afin de pouvoir hiérarchiser votre temps et vos projets avant d'en rajouter.
Attirer et retenir les talents
Le processus d'embauche est un processus qui prend du temps. Votre organisation ne vaut que par la qualité de ses employés. L’ office manager responsable doit donc être capable d'attirer des talents qui peuvent contribuer à la croissance de votre organisation. Lorsque vous recherchez un nouveau candidat, il peut être utile de lui faire passer un test de travail afin de déterminer s'il est le mieux adapté à votre équipe (par le MBTI par exemple). Une fois que le talent a été acquis et que vous disposez d'une équipe solide au sein de votre organisation, vous devez encore retenir ces professionnels. Les compétences sont de plus en plus spécialisées aujourd'hui, et si vous avez investi dans la formation d'un employé, vous devez faire tout votre possible pour le garder. Les employés les plus susceptibles de rester dans une organisation sont ceux qui se sentent valorisés et soutenus.
Le maintien de l'engagement des employés et de la culture d'entreprise contribuent de manière significative à la fidélisation des membres de l'équipe. En outre, offrir des possibilités d'apprentissage et montrer que vous appréciez les membres de votre équipe peut être très utile. Des récompenses et une reconnaissance régulières sont d'excellents outils (salaire émotionnel), en plus d'un salaire et d'avantages sociaux équitables. N'oubliez pas que si vous voulez que les membres de votre équipe vous apprécient, vous devez les apprécier.
Gestion de la paperasse et organisation
Tout gestionnaire conviendra que son rôle exige de consacrer beaucoup de temps à la paperasse et aux feuilles de calcul. La gestion d'un bureau représente beaucoup de travail, surtout en plus des autres projets qui peuvent vous être confiés. Un aspect important de la bonne exécution de ce rôle est de garder les choses organisées. L'utilisation d'outils de gestion de bureau permet de rester organisé, de s'assurer que la paperasse est en ordre et facile d'accès, et de gérer les horaires, entre autres. La technologie du lieu de travail, comme le stockage des documents et procédures sur cloud sécurisé, est très utile pour organiser la "paperasse", car elle stocke les fichiers et les informations dans une base de données sécurisée. Non seulement cela élimine la nécessité de trier manuellement les dossiers dans une armoire, mais cela simplifie également la recherche, le partage et l'accès aux informations. En outre, d'innombrables autres outils sont accessibles à partir du navigateur de votre ordinateur. Google propose de nombreux outils tels que des calendriers, des feuilles de calcul partagées, des salons de discussion, etc. pour rendre la gestion de votre bureau plus simple que jamais.
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Questions/réponses pour aller plus loin sur le rôle de l'office manager
Quel rôle joue la technologie dans l'amélioration de l'efficacité d'un office manager freelance ?
La technologie, comme les outils de gestion de projet et les plateformes de communication en ligne peut augmenter significativement l'efficacité de l'office maanger en automatisant des tâches administratives et en facilitant la coordination des équipes.
Comment l'office manager freelance peut-il influencer positivement la culture d'entreprise ?
En créant un environnement de travail inclusif et positif, en favorisant la communication ouverte et en soutenant le bien-être des employés, l'office manager freelance peut jour un rôle dans le renforcement d'une culture d'entreprise forte et positive.
Quels sont les défis auxquels l'office maanger freelance peut-être confroté lors du travail avec des équipes multiculturelles ou à distance ?
Ils doivent naviguer dans des défis tels que la gestion des fuseaux horaires, la communication interculturelle, la création de processus de travail inclusifs et efficaces pour une équipe diversifiée et dispersée géographiquement.
