Comment créer un publipostage (mailing) avec Outlook ou Gmail ?

17 Fév 2024 à 09:19

Maîtrisez le publipostage avec Outlook et Gmail grâce à ce guide détaillé. Découvrez des étapes faciles pour des campagnes d'emailing personnalisées, des lettres d'information et bien plus. Idéal pour le marketing et la communication professionnelle.

Comment faire un publipostage avec Outlook ou Gmail ? (méthode et conseils)

Le publipostage est un moyen efficace d'envoyer des informations personnalisées à un groupe de destinataires, que ce soit au format papier ou électronique.

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment réaliser un publipostage avec Outlook ou Gmail, en vous guidant étape par étape. Vous découvrirez comment utiliser ces outils couramment utilisés pour envoyer des emails en masse, que ce soit pour des campagnes de marketing, des lettres d'information, des étiquettes ou des enveloppes.

Qu'est-ce que le publipostage ?

Le publipostage est une technique qui vous permet de créer un lot de documents personnalisés pour différents destinataires. Il consiste à associer un document principal à une source de données (liste, feuille de calcul ou base de données) et à insérer des champs de fusion dans le document principal pour inclure les informations spécifiques à chaque destinataire. Une fois le publipostage terminé, le document principal génère une version personnalisée de lui-même pour chaque destinataire.

Utiliser le publipostage avec Outlook

Outlook, le service d'envoi d'emails de Microsoft Office, propose une fonctionnalité intégrée pour réaliser des publipostages. Voici comment procéder :

Ouvrez un document Word et rédigez votre email tel qu'il sera envoyé à vos destinataires.
Cliquez sur l'onglet "Publipostage" dans le bandeau supérieur.
Cliquez sur "Démarrer le publipostage" puis sur "Messages électroniques".Cliquez sur "Sélectionner des destinataires" puis sur "Choisir dans les contacts Outlook". Sélectionnez ensuite les contacts dans votre carnet d'adresses ou choisissez-les tous pour envoyer votre publipostage à toute votre base de données.
Cliquez sur l'icône "Terminer et Fusionner" en haut à droite puis sur "Envoyer des messages électroniques". Complétez la fenêtre et cliquez sur "Fusionner avec un message électronique".

Utiliser le publipostage avec Gmail

Si vous préférez utiliser Gmail pour réaliser votre publipostage, voici deux méthodes que vous pouvez utiliser :

Méthode 1 : le mode envoi groupé de Gmail

Ouvrez Gmail et créez un nouveau message.
Dans la barre d'outils, cliquez sur le bouton "Activer/Désactiver le mode envoi groupé".
Ajoutez vos destinataires. Vous pouvez les ajouter manuellement (jusqu'à 1 500 destinataires dans le champ "À") ou utiliser Google Contacts pour importer vos destinataires au format CSV.
Une fois votre message rédigé et vos destinataires ajoutés, cliquez sur "Continuer". Vous verrez alors une fenêtre de confirmation où vous pourrez envoyer un aperçu ou valider l'envoi final.

Méthode 2 : Yet Another Mail Merge (YAMM) pour Gmail

Une autre option pour réaliser un publipostage avec Gmail est d'utiliser une extension appelée Yet Another Mail Merge (YAMM). Voici comment procéder :

Ouvrez un nouveau document dans Google Docs et rédigez votre email.
Ouvrez un document sur Google Sheets (feuille de calcul).
Cliquez sur "Module complémentaire" puis sur "Télécharger des modules complémentaires".
Recherchez et installez l'extension "Yet Another Mail Merge" et acceptez les autorisations.
Cliquez de nouveau sur "Module Complémentaire", puis sur "Yet Another Mail Merge" et enfin sur "Démarrer le Publipostage".
Choisissez si vous souhaitez importer vos contacts depuis Gmail automatiquement ou réaliser une sélection des destinataires manuelle

Pourquoi investir dans un vrai logiciel d'emailing ?

Bien que les méthodes mentionnées ci-dessus permettent de réaliser des publipostages, elles présentent certaines limites. Par exemple, le nombre d'emails pouvant être envoyés est limité sur Outlook et Gmail, ce qui peut être contraignant pour les campagnes de grande envergure. De plus, ces outils ne proposent pas de fonctionnalités avancées pour le design des emails, ni de suivi de l'efficacité des envois.

Pour ces raisons, il peut être judicieux d'investir dans un vrai logiciel d'emailing, tel que Brevo, qui offre des fonctionnalités avancées pour la gestion de vos campagnes d'emailing. Avec Brevo, vous pouvez envoyer des emails promotionnels à de gros volumes de contacts de manière efficace, tout en bénéficiant de fonctionnalités pour le design des emails, le suivi des statistiques et bien plus encore.

En conclusion, réaliser un publipostage avec Outlook ou Gmail peut être une solution pratique pour les petites campagnes ou les envois occasionnels. Cependant, si vous souhaitez envoyer des emails en masse de manière professionnelle, il est recommandé d'investir dans un logiciel d'emailing spécialisé tel que Brevo.

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