Vous souhaitez inviter un candidat à un entretien d'embauche pour un poste à pourvoir. Utilisez ce modèle de courrier pour inviter vos meilleurs candidats.
Entretien d'embauche : Le modèle de courrier (mail) à envoyer à vos candidats
La convocation à un entretien d’embauche est une étape cruciale dans le processus de recrutement. Pour les dirigeants de TPE et PME, qui doivent souvent gérer plusieurs responsabilités en même temps, il est essentiel de disposer d'un modèle de lettre de convocation efficace, clair et professionnel. Ce type de courrier permet de confirmer l’intérêt pour le candidat et de préciser les détails de l'entretien. Dans cet article, nous vous proposons un modèle de lettre de convocation à un entretien d’embauche, accompagné de conseils pratiques pour optimiser votre processus de recrutement.
Pourquoi utiliser un modèle de lettre de convocation à un entretien d’embauche ?
L'utilisation d'un modèle de lettre permet de gagner du temps tout en maintenant un niveau de professionnalisme élevé. Ce modèle assure également une cohérence dans la communication de l'entreprise, renforce la marque employeur, et apporte de la clarté au candidat. En envoyant une convocation bien structurée, vous améliorez l’expérience candidat et maximisez les chances d'attirer les meilleurs talents.
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Modèle de lettre de convocation à un entretien d’embauche
Voici un exemple de lettre de convocation à un entretien que vous pouvez adapter en fonction de votre entreprise et des informations spécifiques à partager avec le candidat.
Objet : Convocation à un entretien d’embauche pour le poste de [Nom du Poste]
Madame/Monsieur [Nom du candidat],
Nous avons le plaisir de vous informer que votre candidature pour le poste de [Nom du Poste] a retenu notre attention. Nous souhaiterions vous rencontrer afin de discuter plus en détail de vos compétences et de vos motivations.
Informations sur l’entretien :
- Date : [Date de l’entretien, par exemple, Mardi 12 novembre 2024]
- Heure : [Heure précise, par exemple, 10h00]
- Lieu : [Adresse complète de l’entreprise ou indication pour un entretien en ligne]
- Durée estimée : [Durée prévue de l’entretien, par exemple, 45 minutes]
- Personne à rencontrer : [Nom du responsable de l’entretien et son poste, par exemple, Mme Dupont, Directrice des Ressources Humaines]
Si l’entretien est prévu en visioconférence, vous recevrez un lien d’accès via [Nom de la plateforme, par exemple, Zoom ou Microsoft Teams] avant la date de l’entretien.
Pièces à apporter :
Afin de préparer au mieux cette rencontre, nous vous prions de bien vouloir apporter les documents suivants :
- Une pièce d'identité
- Vos diplômes et attestations de formation pertinents
- [Autre document spécifique, par exemple, un portfolio ou un exemple de réalisation]
Confirmation de votre présence :
Nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre présence par retour de mail à l’adresse suivante : [Adresse e-mail de contact] ou en nous appelant au [Numéro de téléphone de l’entreprise].
Nous nous réjouissons de vous rencontrer et d’échanger avec vous au sujet de votre candidature.
Cordialement,
Signature
[Nom et fonction du signataire]
[Nom de l’entreprise]
[Coordonnées de l’entreprise]
Conseils pour personnaliser votre lettre de convocation
1. Utiliser un ton adapté
Selon la culture de votre entreprise, ajustez le ton pour qu’il corresponde à l'image de votre marque. Une startup ou une entreprise tech pourra adopter un style plus décontracté, tandis qu'une entreprise plus traditionnelle préférera un ton formel.
2. Adapter les informations logistiques
Vérifiez que toutes les informations, notamment l’adresse, la durée de l’entretien et les personnes présentes, sont précises et complètes. Si l’entretien est en ligne, mentionnez les instructions spécifiques pour rejoindre la visioconférence.
3. Préciser les attentes
En indiquant les documents à apporter et en mentionnant brièvement le déroulement de l’entretien, vous aidez le candidat à mieux se préparer, ce qui peut favoriser des échanges plus productifs.
Bonnes pratiques pour envoyer une convocation à un entretien
Pour maximiser l’efficacité de votre processus de recrutement, voici quelques recommandations utiles :
-
Envoyez la convocation suffisamment à l’avance : Idéalement, envoyez la lettre quelques jours avant la date de l’entretien pour donner au candidat le temps de s’organiser.
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Utilisez un email personnalisé : Bien qu'un modèle soit pratique, pensez à personnaliser certains détails pour que le candidat se sente valorisé. Mentionner le nom du poste et montrer que vous avez examiné son profil est une manière de témoigner de votre intérêt.
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Soyez transparent sur le déroulement de l’entretien : Informer le candidat de la durée et des étapes de l’entretien contribue à réduire le stress et montre un bon niveau de professionnalisme.
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Demandez une confirmation de présence : Demander au candidat de confirmer sa présence vous permet d’éviter les imprévus et de vous organiser efficacement.
Exemple de mail de relance pour les absents
Si un candidat ne répond pas à votre lettre de convocation, il peut être utile de relancer par email ou par téléphone. Voici un exemple d’email de relance :
Objet : Relance pour entretien d’embauche - Poste de [Nom du poste]
Bonjour [Nom du candidat],
Nous n’avons pas reçu de confirmation de votre part concernant l’entretien prévu le [Date] à [Heure]. Nous comprenons que des imprévus peuvent survenir. Merci de bien vouloir nous indiquer si vous êtes toujours intéressé(e) par ce poste et disponible pour cet entretien.
Cordialement,
[Nom et fonction du signataire]
[Nom de l’entreprise]
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Conclusion
En tant que dirigeant de TPE-PME, disposer d’un modèle de lettre de convocation à un entretien d’embauche représente un gain de temps précieux et renforce la structure de votre processus de recrutement. Ce modèle offre une base claire et professionnelle pour votre communication avec les candidats et contribue à une expérience candidat positive, essentielle pour attirer les meilleurs talents. N’oubliez pas de personnaliser la lettre en fonction des spécificités de votre entreprise et de chaque candidat.
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