Relance de factures impayées : E-mails pour récupérer vos paiements 🚀

31 Déc 2024 à 14:10

Factures impayées ? Découvrez une séquence e-mails clé en main pour relancer efficacement vos clients tout en préservant la relation. Modèles gratuits inclus.

Récupérez vos factures impayées : une séquence d’e-mails prête à l’emploi pour maximiser vos paiements

Le saviez-vous ? En France, 30 % des factures émises par les TPE-PME sont payées en retard (source : Médiateur des entreprises). Ces retards peuvent nuire à la trésorerie et freiner la croissance. Pour éviter les litiges et préserver vos relations commerciales, une stratégie de relance bien structurée est essentielle.

Dans cet article, découvrez une séquence d’e-mails simple, mais redoutablement efficace, pour récupérer vos impayés sans détériorer la relation avec vos clients.

Pourquoi une séquence de relance est indispensable pour récupérer vos factures impayées

Un retard de paiement peut être dû à un oubli, une erreur administrative ou une situation financière compliquée. En adoptant une approche progressive et professionnelle, vous augmentez vos chances de récupérer vos créances tout en évitant des conflits inutiles.

Voici la structure idéale pour vos relances :

Rappel courtois (1ère relance)
Relance ferme mais professionnelle (2ème relance)
Ultime relance avant mise en demeure (3ème relance)
Mise en demeure par lettre recommandée

Modèles d’e-mails pour vos relances de factures impayées

1. Relance niveau 1 : Rappel courtois

Objet : [Nom de votre entreprise] – Facture n°XXXXX arrivée à échéance

Bonjour [Nom du client],

Je vous contacte au sujet de la facture n°XXXXX, émise le [date] et arrivée à échéance le [date]. Sauf erreur de ma part, le règlement n’a pas encore été effectué.

Je vous invite à me faire part d’une date prévisionnelle de paiement ou à me signaler tout éventuel problème. Vous trouverez cette facture en pièce jointe pour rappel.

Merci par avance pour votre retour rapide. Je reste à votre disposition pour toute question.

Bien à vous,
[Votre nom]
[Votre fonction]

2. Relance niveau 2 : Relance ferme mais professionnelle

Objet : Facture impayée : 2ème relance

Bonjour [Nom du client],

Je reviens vers vous concernant la facture n°XXXXX, arrivée à échéance le [date]. À ce jour, et malgré notre premier rappel envoyé le [date], nous n’avons pas reçu de règlement ni de retour de votre part.

Nous vous remercions de bien vouloir effectuer le paiement rapidement ou de nous indiquer une date précise pour le règlement.

Je reste disponible pour discuter de tout problème ou question éventuelle.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre fonction]

3. Relance niveau 3 : Dernière relance avant mise en demeure

Objet : Facture impayée : mise en demeure imminente

Bonjour [Nom du client],

Malgré nos précédentes relances des [dates], la facture n°XXXXX reste impayée. Sans règlement sous un délai de [X jours], nous serons contraints d’entamer une procédure de mise en demeure, avec les frais et conséquences que cela implique.

Nous espérons toutefois pouvoir régler cette situation rapidement et à l’amiable. Merci de revenir vers nous dans les plus brefs délais.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre fonction]

4. Relance niveau 4 : Mise en demeure par LRAR

Pourquoi est-ce important ?

La lettre de mise en demeure est une étape officielle et légale, qui formalise vos démarches avant une action judiciaire. Elle doit inclure :

Les références des factures impayées
Le montant dû
Une échéance claire pour le règlement
Les actions envisagées en cas de non-paiement

➡️ Téléchargez notre modèle gratuit de lettre de mise en demeure : [Télécharger le modèle]

3 conseils pour des relances efficaces et respectueuses

Restez professionnel à chaque étape. Une communication claire et respectueuse préserve la relation client.
Personnalisez vos messages. Mentionnez le nom du client et des détails précis sur la facture.
Faites gérer vos relances et le processus par des secrétaires indépendantes spécialisées en recouvrement - Plateya vous permet de trouver des assistants et secrétaires spécialisés dans le recouvrement de factures impayées pour ne plus avoir à vous soucier de quoique ce soit.

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Une expertise sur-mesure pour chaque secteur d’activité

Les secrétaires indépendantes de Plateya ne se contentent pas d’appliquer une méthode générique.

Leur véritable force réside dans leur capacité à s’adapter aux spécificités de chaque secteur d’activité. Que vous soyez dans le commerce, les services, la construction ou la santé, elles personnalisent leurs relances en tenant compte des particularités de vos clients et de votre secteur. Cette approche sur-mesure garantit non seulement une meilleure récupération des créances, mais aussi une préservation de vos relations commerciales, essentielles pour fidéliser votre clientèle.

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Conclusion : récupérez vos paiements sans perdre vos clients

Une bonne gestion des relances de factures impayées peut transformer une situation stressante en une opportunité de renforcer la relation avec vos clients. Adoptez dès maintenant cette séquence d’e-mails pour améliorer votre trésorerie et gagner en sérénité.

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