Office Manager : un métier qui s'adapte à la transformation digitale
16 Nov 2023 à 15:36
Découvrez comment le métier d'office manager évolue avec la digitalisation des entreprises. Maîtrise des outils collaboratifs, gestion des réseaux sociaux, cybersécurité, et animation d'équipes à distance sont les nouveaux défis. Les office managers freelances offrent flexibilité et expertise.
La mutation du métier d'office manager dans un univers d'entreprises en transition digitale
Depuis quelques années, le métier d'office manager est entré dans une phase de transformation profonde, conséquence des bouleversements technologiques et organisationnels traversés par les entreprises. Tour d'horizon des nouvelles réalités de ce métier-clé.
La maîtrise des outils collaboratifs et de gestion, compétence incontournable
Avec la dématérialisation de nombreux processus, l'office manager doit désormais maîtriser parfaitement les suites bureautiques collaboratives comme Office 365 ou Google Workplace. Il doit pouvoir créer et partager des documents en ligne, organiser des réunions virtuelles, gérer des plannings partagés.
Outre les suites Office 365 ou Google Workplace, la maîtrise d'outils collaboratifs comme Notion est de plus en plus recherchée. Notion permet de centraliser toutes les informations de l'entreprise, de créer des bases de connaissances partagées et des processus automatisés.
Concernant la gestion de la relation client, des CRM accessibles comme Zoho permettent également un suivi efficace des dossiers clients. Zoho offre une palette complète d'outils de vente, marketing, support et collaboration.
L'office manager se doit de devenir un expert de ces solutions innovantes qui fluidifient le travail collaboratif et la gestion au quotidien.
Gestion des réseaux sociaux et community management
Autre mission qui prend une importance croissante : l'animation des réseaux sociaux de l'entreprise. En lien étroit avec le service marketing, l'office manager peut être chargé de la création de contenus, de la modération des échanges sur les pages de l'entreprise ou encore de la gestion des campagnes.
Une formation au community management et aux spécificités de chaque réseau (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin...) est donc nécessaire pour mener à bien cette activité stratégique pour la visibilité et la réputation de l'organisation.
Un rôle de plus en plus important dans la sécurisation des données
La recrudescence des cyberattaques oblige également l'office manager à monter en compétence sur la cybersécurité. Il doit mettre en place les procédures adéquates pour sécuriser les données sensibles de l'entreprise.
Cela passe par la définition de protocoles d'accès, la limitation des droits utilisateurs, la sécurisation des échanges, la mise en place de sauvegardes cryptées ou encore la sensibilisation des collaborateurs aux bonnes pratiques.
Fédérer les équipes à distance
Avec le développement du télétravail, l'office manager endosse un rôle de responsable RH pour fédérer les équipes à distance. Il doit instaurer les outils collaboratifs adaptés, définir des plannings coordonnés, organiser des points réguliers en visioconférence.
Il s'assure également du maintien de la cohésion et de l'esprit d'équipe malgré l'éloignement : organisation de séminaires annuels, mise en place d'activités virtuelles communes, moments informels de convivialité à distance.
L'appui d'office managers freelances, une solution flexible
Pour répondre à ces nouveaux défis et disposer de profils experts, les entreprises peuvent s'appuyer sur des office managers indépendants grâce à des plateformes comme Plateya. Elles bénéficient ainsi de compétences éprouvées à la demande et ajustent leurs ressources selon leurs besoins.
Décidément, le métier d'office manager est au coeur de la transformation des entreprises et des nouveaux modes de travail. Ses missions évoluent, se complexifient, mais restent indispensables au bon fonctionnement des organisations.
FAQ : Aller plus loin sur l'office manager freelance
En tant qu'entreprise, puis-je avoir confiance sur la confidentialité des données et des échanges avec un office manager freelance ?
Oui. Un Office manager indépendant vous fera signer ses propres CGVs qui intègrent des éléments concernant la garantie de confidentialité et le respect du RGPD pour vos données.
Faire appel à un office manager externalisé, est-ce une pratique courante ?
Oui, de plus en plus de PME, petites entreprises et start-up font appel à des office managers externalisés pour la gestion de l'administratif, des bureaux, des services généraux, des RH voire même des politiques RSE et sécurité en lien avec des prestataires externes compétents sur ces sujets.
Si je n'ai besoin d'un office manager que 5h par semaine, puis-je trouver un profil sur Plateya ?
Oui c'est le principe. Vous négociez avec les office managers le temps nécessaire à la bonne tenue de votre activité et vous ne payez que le volume nécessaire pour couvrir votre besoin.
