Office manager : les outils indispensables pour des événements hybrides engageants
24 Sep 2024 à 09:09
Vous êtes office manager et souhaitez organiser des réunions hybrides engageantes ? Découvrez les outils essentiels pour les office managers, afin d'organiser des événements hybrides engageants et réussis. Optimisez la collaboration et l'interaction grâce à des solutions pratiques.
Comment les office managers peuvent organiser des événements d'entreprise hybrides avec des outils clés pour maximiser l'engagement
Le chiffre : 71% des entreprises considèrent les événements hybrides comme partie de la stratéige
Saviez-vous que 71 % des entreprises considèrent désormais les événements hybrides comme une partie intégrante de leur stratégie ? (source : Global Meetings & Events Forecast 2023).
Mais comment un office manager peut-il réellement faire de ces événements une réussite, tout en garantissant l’engagement des participants, qu’ils soient sur place ou à distance ?
Dans un monde de plus en plus flexible, l'organisation d’événements d’entreprise hybrides pose des défis uniques. Coordination, logistique, gestion des intervenants et animation de l’audience sont autant de paramètres à maîtriser. Heureusement, des outils performants existent pour accompagner les office managers dans cette mission complexe. Dans cet article, nous vous présentons les solutions les plus efficaces pour concevoir et gérer des événements engageants et fluides.
1. Plateformes de gestion d'événements : Le cœur de votre organisation hybride
Pour que les office managers puissent assurer le succès d’un événement hybride, un outil de gestion complet est essentiel. Ces plateformes permettent de gérer l’ensemble du processus d’organisation, de l’inscription des participants à la diffusion de contenus en direct. Voici les meilleures solutions disponibles, avec un focus sur des outils français adaptés aux petites et moyennes entreprises.
a. Eventdrive : une solution française tout-en-un
Eventdrive est une plateforme française reconnue pour sa simplicité d’utilisation et ses fonctionnalités complètes. Elle permet de gérer à la fois les événements physiques et virtuels, en centralisant toutes les informations (inscriptions, invitations, rappels). De plus, son système de diffusion hybride garantit une expérience fluide, tant pour les participants à distance que pour ceux en présentiel. Son point fort ? Une interface intuitive qui allège la charge de travail des office managers, tout en augmentant l’engagement grâce à des fonctionnalités interactives, comme les sondages en direct et les sessions de questions-réponses.
b. Livestorm : une solution innovante pour des webinaires engageants
Livestorm, autre fleuron de la French Tech, est particulièrement adapté pour l'organisation de webinaires et de conférences virtuelles. Son principal avantage est sa capacité à gérer un nombre important de participants tout en offrant des fonctionnalités collaboratives (chat, sondages, Q&A). De plus, Livestorm intègre des outils analytiques qui permettent de mesurer l'engagement des participants, un critère clé pour les événements hybrides.
2. Outils de collaboration et d’interaction : Captiver son audience en toute simplicité
Le défi principal d’un événement hybride est de maintenir l'attention des participants distants. Pour ce faire, il est essentiel d’utiliser des outils de collaboration et d’interaction en temps réel, afin d’impliquer les deux types d’audience.
a. Klaxoon : dynamiser les échanges pendant vos événements
Klaxoon, solution française dédiée à l’interaction en entreprise, est l’outil idéal pour stimuler l’engagement. Que vous organisiez une réunion, un atelier ou une conférence, Klaxoon permet de créer des activités collaboratives en temps réel. Grâce à ses fonctionnalités interactives comme les brainstormings et les quiz, il devient facile pour un office manager d’encourager la participation, même à distance. Klaxoon est particulièrement apprécié pour sa capacité à briser la monotonie des réunions et à encourager des échanges dynamiques.
b. Beekast : un facilitateur d’engagement pour vos réunions hybrides
Beekast est un autre outil français, qui mise sur l'interactivité pour maximiser l'engagement des participants. Il permet de transformer une simple présentation en expérience collaborative. Via des activités comme des votes en temps réel ou des ateliers de co-création, Beekast aide à rendre les événements hybrides bien plus participatifs. Un atout majeur pour les office managers cherchant à marquer les esprits tout en optimisant la collaboration.
3. La logistique : simplifier la gestion technique de vos événements hybrides
Organiser un événement hybride implique une gestion logistique complexe, surtout lorsqu'il s'agit de synchroniser les besoins techniques des participants à distance et sur place. Utiliser un outil qui centralise ces tâches peut grandement simplifier le travail des office managers.
a. Wimi : gérer vos projets événementiels de manière fluide
Wimi est un logiciel français de gestion de projets collaboratifs qui permet de gérer efficacement toutes les étapes de l’organisation d’un événement hybride. Grâce à son interface simple et intuitive, les office managers peuvent centraliser les informations, coordonner les équipes et suivre l’avancée des différentes tâches. Wimi permet également de stocker et partager des documents de manière sécurisée, tout en assurant une communication fluide avec les prestataires et participants.
b. Asana : une solution internationale éprouvée pour organiser vos événements
Bien qu'international, Asana est un outil incontournable dans la gestion d’événements hybrides. Cet outil permet de planifier chaque étape de l’organisation de manière détaillée, de définir les responsabilités de chacun et de suivre la progression du projet. Les office managers peuvent ainsi s'assurer que toutes les tâches, des invitations à la mise en place technique, soient réalisées dans les temps impartis.
4. Mesurer l’impact et les retours d’expérience : un levier pour s’améliorer
Après l’organisation d’un événement hybride, il est crucial de mesurer son succès et de collecter les retours des participants pour améliorer les prochaines éditions.
a. Qualifio : un outil d’analyse poussé pour vos événements hybrides
Qualifio est un outil puissant pour créer des questionnaires et des sondages post-événement. Il permet aux office managers de recueillir des retours d’expérience détaillés, qu'ils soient anonymes ou nominaux. Grâce à ces données, vous pourrez identifier les points forts et les axes d’amélioration de vos événements hybrides.
b. SurveyMonkey : obtenir des feedbacks facilement
SurveyMonkey est l'une des solutions les plus connues pour la collecte de feedbacks après un événement. Son interface intuitive permet aux office managers de créer des sondages personnalisés en quelques clics, afin d'évaluer la satisfaction des participants. SurveyMonkey offre également des analyses poussées, permettant d’avoir une vue d’ensemble précise sur les impressions des participants.
Conclusion : Réussir vos événements hybrides grâce aux bons outils
L’organisation d’événements hybrides n’est plus une option mais une nécessité pour de nombreuses entreprises, et les office managers jouent un rôle clé dans leur succès. En s’appuyant sur des outils adaptés, comme Eventdrive, Livestorm ou Klaxoon, vous pouvez non seulement garantir un événement fluide et bien orchestré, mais aussi maximiser l’engagement de tous vos participants, qu’ils soient présents physiquement ou en ligne.
Alors, prêt à transformer vos événements hybrides en véritables succès ? Testez dès aujourd'hui ces solutions pour une organisation simple et efficace.
