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Listez vos tâches répétitives avant de déléguer efficacement

08 Mai 2024 à 08:15

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Comment identifier et lister les tâches administratives à déléguer au plus vite ? La méthode complète 

Êtes-vous un dirigeant débordé, englouti dans un océan de tâches administratives qui vous laissent peu de temps pour le développement stratégique de votre entreprise ?

Thierry, dirigeant de trois entreprises de BTP, se trouve dans cette situation. Avec plus de trois heures par jour consacrées à l'administratif, il est submergé par le travail et peine à voir le bout du tunnel. Incapable d'embaucher une assistante à plein temps, il se tourne vers une solution freelance, mais ne sait pas par où commencer. Cet article propose une méthodologie claire pour identifier et lister les tâches répétitives afin de déléguer efficacement et libérer du temps pour des responsabilités à plus forte valeur ajoutée.

I. Identifier les tâches répétitives dans votre activité

Pour déléguer efficacement, Thierry doit commencer par identifier et classer ses tâches récurrentes. Voici comment procéder :

Comprendre les types de tâches à déléguer

Les tâches récurrentes reviennent régulièrement dans le calendrier de travail, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Parmi elles, la gestion des e-mails, la facturation, la préparation des réunions, ou la mise à jour des bases de données. Ces activités, bien que nécessaires, absorbent beaucoup de temps et contribuent peu à la stratégie globale de l'entreprise. Les tâches ponctuelles, en revanche, sont plus rares et ne nécessitent pas une planification régulière. Elles sont souvent imprévisibles et varient selon les événements imprévus du secteur.

Liste initiale des tâches

Thierry peut commencer par créer une liste préliminaire de toutes les tâches administratives qu'il accomplit sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Il doit noter chaque tâche dès qu'elle survient au cours de sa journée ou de sa semaine. Cette liste brute, établie sur plusieurs jours, lui donnera une vision plus claire de la nature et du volume de ses activités quotidiennes. Il pourra alors distinguer les tâches répétitives des autres types de travail.

Catégorisation des tâches 

Une fois la liste initiale complète, il est temps de regrouper les tâches par thèmes. Par exemple, les activités liées à la facturation, au suivi des contrats et des paiements, et à la gestion des fournisseurs peuvent être classées sous « Gestion financière ». D'autres tâches peuvent être classées sous « Organisation et planification » (gestion des e-mails, planification des réunions) ou « Gestion des ressources humaines » (recrutement, suivi des employés). En regroupant les tâches de cette manière, Thierry obtiendra une meilleure vue d'ensemble de ses responsabilités et saura clairement quelles tâches pourraient être déléguées à une assistante administrative spécialisée.

Cette première étape d'identification et de classification est cruciale pour libérer du temps et se concentrer sur des priorités stratégiques.

II. Analyser l'impact des tâches sur le temps et la productivité

Après avoir identifié les tâches répétitives, Thierry doit les analyser pour comprendre leur impact sur son temps et sa productivité.

Durée et fréquence

Chaque tâche répétitive doit être examinée en termes de temps nécessaire et de fréquence d'exécution. Thierry peut noter le temps qu'il passe sur chaque tâche dans sa liste initiale, en indiquant si la tâche doit être réalisée quotidiennement, hebdomadairement, ou mensuellement. Par exemple, la gestion des e-mails peut représenter une heure par jour, tandis que la préparation des factures peut prendre trois heures par semaine. Cette analyse permettra à Thierry de voir clairement les tâches qui accaparent le plus son emploi du temps.

Valeur ajoutée

Une fois que Thierry connaît la durée et la fréquence de chaque tâche, il doit identifier celles qui n'apportent pas de valeur stratégique directe. Ces tâches, bien qu'essentielles au fonctionnement quotidien de l'entreprise, ne contribuent pas directement aux objectifs à long terme de Thierry. Des tâches comme la saisie des données, la gestion des courriels et le suivi des factures consomment souvent beaucoup de temps sans stimuler la croissance de l'entreprise. En identifiant ces tâches à faible valeur ajoutée, Thierry peut mieux cibler celles qui pourraient être déléguées.

Diagnostic global

Après avoir détaillé et catégorisé chaque tâche en fonction de sa durée, de sa fréquence et de sa valeur ajoutée, Thierry peut alors estimer le temps total passé sur ces tâches répétitives. Par exemple, s'il passe 3 heures par jour à accomplir des tâches administratives qui n'ont pas de valeur stratégique directe, cela représente plus de 15 heures par semaine qui pourraient être consacrées à des activités plus importantes comme la planification stratégique, le développement de nouveaux marchés, ou l'amélioration des processus.

Cet exercice de diagnostic global montre clairement l'impact négatif des tâches répétitives sur la productivité de Thierry. Cela fournit également un point de départ solide pour décider des tâches à déléguer à votre secrétaire indépendante et planifier les prochaines étapes vers une meilleure gestion du temps.

III. Sélectionner les tâches à déléguer

Après avoir identifié et analysé les tâches répétitives, Thierry peut commencer à les sélectionner pour la délégation en tenant compte de plusieurs critères essentiels.

Priorisation

Classer les tâches par ordre de priorité est essentiel pour déléguer efficacement. Thierry peut commencer par établir une matrice simple qui prend en compte l'urgence et la pertinence de chaque tâche. Les tâches urgentes et à faible valeur stratégique (comme la gestion des e-mails, la planification d'agendas, et la saisie des données) devraient être en haut de la liste pour être déléguées en premier. Cela soulagera rapidement sa charge de travail. Les tâches moins urgentes, mais stratégiquement importantes (voir schéma case 2), nécessitent une attention particulière pour s'assurer que leur délégation est effectuée avec soin.

Outil : Matrice d'Eisenhower

Facilité de délégation

Certaines tâches sont plus faciles à externaliser que d'autres, en raison de leur nature répétitive et de la clarté des processus impliqués. Par exemple, la gestion des factures ou des bases de données peut être facilement prise en charge par une assistante administrative spécialisée. Ces tâches ont souvent des procédures bien définies et sont peu susceptibles d'exiger une prise de décision stratégique. En revanche, les tâches nécessitant une connaissance approfondie du contexte de l'entreprise ou des compétences spécialisées pourraient être plus complexes à déléguer, et devraient être confiées en dernier.

Créer un plan d'action

Thierry peut maintenant créer un plan d'action clair pour déléguer progressivement les tâches. Il doit définir les tâches prioritaires à déléguer en premier, en établissant des critères clairs pour la réussite et des indicateurs de performance. Cela implique de fournir des instructions détaillées pour chaque tâche déléguée, en expliquant clairement les attentes et les délais. Thierry doit également planifier les outils de communication et les processus de suivi qu'il utilisera pour s'assurer que l'assistante administrative spécialisée est capable de gérer les responsabilités assignées efficacement.

En suivant cette stratégie structurée, Thierry pourra commencer à déléguer des tâches répétitives de manière méthodique, obtenant un soulagement immédiat tout en libérant son temps pour se concentrer sur la croissance et la stratégie de ses entreprises.

IV. Élaborer des processus clairs pour la délégation

La délégation réussie dépend de processus clairs qui permettent à l'assistante administrative de comprendre et d'exécuter chaque tâche efficacement. Pour Thierry, cela implique de créer une documentation solide, de fixer des objectifs précis, et de mettre en place des outils de suivi appropriés.

Documentation des procédures

La création de guides étape par étape pour chaque tâche à déléguer est essentielle. Cela pourrait prendre la forme de manuels ou de tutoriels vidéo, décrivant les étapes exactes à suivre, les outils nécessaires, les exceptions possibles, et les solutions en cas de problèmes. Par exemple, si l'assistante doit gérer la facturation, le guide devrait inclure les logiciels utilisés, les délais à respecter, les étapes de validation, et les coordonnées des personnes à contacter en cas de doute. Une documentation complète permet d'assurer une uniformité dans l'exécution des tâches et réduit le besoin d'une supervision constante.

Définir les objectifs SMART

Il est crucial d'établir des critères clairs de réussite et des indicateurs clés de performance pour chaque tâche déléguée. Thierry doit définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Par exemple, l'assistante pourrait avoir pour objectif de réduire le temps de traitement des factures de 20% en trois mois, ou d'organiser les calendriers de réunion en évitant les conflits d'horaires. Ces objectifs permettent de suivre les progrès et d'évaluer le succès de la délégation.

Outils de suivi

Des outils numériques bien choisis peuvent grandement faciliter la collaboration et le suivi du travail. Pour la gestion des tâches, des logiciels comme Trello ou Asana permettent à Thierry d'assigner, suivre et valider les tâches déléguées en temps réel. Pour la communication, des plateformes comme Slack ou Microsoft Teams offrent une manière rapide d'échanger des informations. Enfin, Google Workspace ou Microsoft 365 fournissent des outils de partage de documents pour travailler ensemble efficacement.

En combinant une documentation claire, des objectifs définis et des outils de suivi pertinents, Thierry peut s'assurer que les processus de délégation sont compris et respectés, permettant à l'assistante administrative d'accomplir ses tâches en toute autonomie et avec succès.

V. Trouver et collaborer avec la bonne assistante indépendante

Pour tirer pleinement parti de la délégation, il est crucial que Thierry trouve une assistante administrative freelance spécialisée BTP, idéalement dans le secteur du BTP. Des plateformes spécialisées comme Plateya, qui ciblent précisément les besoins des dirigeants en matière de recrutement de freelances qualifiés, peuvent être une ressource précieuse. 

Rechercher une assistante freelance spécialisée

Plateya offre une solution unique pour les dirigeants en quête d'assistantes administratives freelance spécialisées dans un secteur spécifique. Thierry peut utiliser ses filtres avancés pour cibler les compétences et l'expérience nécessaires dans le BTP. Cette plateforme permet également de consulter les évaluations et commentaires laissés par d'autres employeurs, offrant une assurance supplémentaire sur les capacités du candidat. La recherche doit se concentrer sur des professionnels qui comprennent les besoins particuliers du secteur, tels que la gestion des devis et des factures de sous-traitants, la conformité réglementaire, et la coordination des chantiers.

Conclusion sur une méthodologie d’identification des tâches à déléguer

La délégation des tâches répétitives peut transformer la gestion quotidienne d'un dirigeant comme Thierry, submergé par ses responsabilités administratives. En prenant le temps d'identifier, analyser et prioriser ces tâches, il devient possible d'élaborer des processus clairs et de trouver la bonne assistante administrative freelance qui allègera cette charge. Grâce à Plateya, Thierry peut cibler efficacement une professionnelle qualifiée dans le secteur du BTP, posant les bases d'une collaboration fructueuse.

Une période de découverte (rémunérée) structurée avec des objectifs réalistes confirmera la compatibilité et la compétence de l'assistante, permettant à Thierry de gagner en productivité, en efficacité et en sérénité. En libérant son temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, il pourra enfin se consacrer à la croissance stratégique de ses entreprises.