💼 Freelances & PME : comment garantir sécurité et confidentialité des données ?

18 Sep 2025 à 08:15

Vous travaillez avec des freelances ? Découvrez comment protéger vos données sensibles sans complexité ni budget IT. 🚀 Conseils pratiques pour PME.

Confidentialité et sécurité des données : comment les PME peuvent collaborer efficacement avec des freelances sans risque

Avec près de 20 % de freelances dans la population active européenne en 2024, les PME collaborent de plus en plus avec ces experts externes pour gagner en agilité.

Mais à mesure que ces freelances accèdent à des données sensibles (clients, RH, finances…), la question de la sécurité devient stratégique.

Bonne nouvelle : il est possible de protéger ses données sans disposer d’un département IT. Voici comment mettre en place un cadre simple, robuste et rassurant.

À lire : Former ses collaborateurs à la cybersécurité, un enjeu crucial

Besoin d'une solution cybersécurité accessible pour évaluer vos risques et appliquer les bons dispositifs ?

🔎 D’après une étude Eurostat (2024), les incidents liés à des erreurs humaines ou des accès mal maîtrisés représentent 68 % des fuites de données. Le risque est donc souvent interne – et bien plus fréquent que les attaques sophistiquées.

👉 La collaboration avec des freelances ne doit pas être freinée. Mais elle exige une approche claire, contractuelle et outillée pour limiter l’exposition juridique, financière et réputationnelle.

🧱 Les 5 piliers d’une sécurité efficace et adaptée aux PME

🧾 1. Gouvernance & contrats : poser un cadre juridique solide

Un accord de confidentialité (NDA) systématique est la première brique indispensable. Il doit être clair, signé dès le début de mission, et accompagné de clauses spécifiques :

Interdiction d'utiliser du matériel personnel non sécurisé
Respect des obligations RGPD (sous-traitance)
Accès limité dans le temps et dans la portée

📌 Une politique d’accès documentée (qui, quoi, quand, pourquoi) clarifie les responsabilités et rassure les parties prenantes.

✅ Impact : réduction nette des risques juridiques et protection légale de l’entreprise.

🔐 2. Gestion des accès et des identités : cloisonner et contrôler

La gestion des accès est le point le plus négligé… et le plus critique.

Les bonnes pratiques incontournables :

Créer un compte professionnel dédié par freelance
Activer la double authentification (MFA) sur tous les outils (Google Workspace, Office 365, CRM…)
Donner seulement les droits nécessaires (principe du "least privilege")
Révoquer les accès dès la fin de la mission (automatiquement si possible)

🛑 Les comptes partagés ou les accès permanents sont à proscrire. Ils ouvrent la porte aux erreurs, à la négligence, voire à des accès malveillants non détectés.

✅ Impact : réduction des risques liés aux mots de passe faibles ou réutilisés, meilleure traçabilité des actions.

🧰 3. Outils sécurisés : choisir des alternatives pros aux outils grand public

Les outils “faciles” (WeTransfer, Gmail perso, Excel) sont aussi des failles faciles. Il est vital de fournir aux freelances une suite d’outils sécurisés et adaptés.

🔧 Outils recommandés :

Stockage : Google Drive pro, OneDrive, Nextcloud
Communication : Slack, Microsoft Teams, Signal (pour les données sensibles)
Mots de passe : Bitwarden, 1Password, Dashlane
Facturation / RH : Pennylane, Payfit, Qonto, etc.

💡 Astuce : proposer un “pack de démarrage freelance” avec les accès déjà sécurisés et outils validés.

✅ Impact : disparition des failles artisanales et uniformisation des pratiques.

🧠 4. Sensibilisation : former et responsabiliser vos freelances

90 % des incidents proviennent d’un manque de vigilance. Pour y remédier, il faut former sans alourdir.

👩‍🏫 Ce qu’il faut transmettre :

Repérer un email de phishing
Verrouiller sa session automatiquement
Éviter les Wi-Fi publics sans VPN
Gérer correctement ses mots de passe avec un générateur de mot de passe

📄 Fournissez une charte de sécurité simple et concrète, signée en début de mission. Ajoutez un point trimestriel rapide pour vérifier les pratiques.

✅ Impact : la pédagogie permet d’éviter l’immense majorité des erreurs humaines.

🔄 5. Suivi & résilience : prévoir l’imprévu, réagir avec méthode

Même avec les meilleurs outils et les meilleures intentions, le risque zéro n’existe pas. Ce qui distingue une PME mature d’une autre, c’est sa capacité à détecter un incident et à réagir rapidement.

🧩 Pour cela, quelques bonnes pratiques simples mais puissantes :

Journalisation des accès : activez les logs dans vos outils (Google Workspace, Microsoft 365, CRM…) pour pouvoir retracer les actions d’un freelance en cas d’anomalie.
Sauvegardes régulières : combinez stockage cloud sécurisé et backup local, avec un plan de restauration clair (testé au moins une fois par an).
Procédure d’incident : documentez qui contacter, que faire, et dans quel ordre en cas de compromission ou de suspicion de fuite.
Cyber-assurance : certaines assurances PME couvrent désormais les dommages liés à la cybersécurité, à des tarifs abordables.

💡 Astuce : un mini plan de continuité d’activité, même basique, permet à une PME de rebondir plus vite qu’un concurrent désorganisé.

✅ Impact : en cas d’incident, vous limitez les dégâts, rétablissez la confiance rapidement, et démontrez un haut niveau de professionnalisme.

🛠 Un processus simple en 6 étapes pour les PME pour sécuriser les relations avec vos prestataires en freelance

Vous n’avez pas de DSI ?

Pas de souci. Voici un kit minimal pour sécuriser efficacement votre collaboration avec les freelances :

Signature d’un contrat avec NDA et clauses RGPD
Création d’un compte entreprise avec MFA
Attribution des seuls accès nécessaires
Fourniture d’un kit freelance (charte + outils recommandés)
Point sécurité trimestriel (10 minutes)
Révocation des accès à la fin de mission

💬 Ce processus est léger, réplicable et évolutif. En l’intégrant dans votre onboarding freelance, vous créez un cadre sécurisé… sans friction.

🚀 Le risque 0 n'exite pas : Exigez de vos prestataires des assurances RC pro et cyber

Travailler avec des freelances, c’est aussi s’assurer qu’ils partagent votre niveau d’exigence en matière de gestion des risques.

Exigez systématiquement que vos prestataires disposent d’une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) couvrant leurs activités, ainsi que d’une assurance cyber adaptée aux risques numériques.

Ces garanties ne sont pas accessoires : elles protègent votre entreprise en cas de dommages causés par une erreur, une négligence ou une faille de sécurité. Une cyber-assurance peut couvrir, par exemple, les frais liés à une fuite de données ou une attaque par ransomware impliquant un prestataire externe.

Cette exigence, formalisée dès le contrat, témoigne de votre sérieux et contribue à instaurer un cadre de collaboration responsable, professionnel et conforme aux attentes actuelles du marché.

✅ Conclusion : simple, efficace, rassurant

Les PME n’ont pas besoin de gros moyens techniques pour travailler sereinement avec des freelances. En appliquant des principes clairs – contrat, outils adaptés, MFA, charte, suivi – elles :

Réduisent drastiquement les risques de fuite ou compromission
Rassurent leurs clients et partenaires
Gagnent en professionnalisme et en compétitivité

Résumé des évaluations