Facturation électronique

Facturation électronique TPE : 5 étapes clés pour votre Office Manager 📑

14 Avr 2025 à 07:26

TPE : découvrez les 5 étapes essentielles pour réussir la facturation électronique, avec un focus sur le rôle stratégique de l’Office Manager.

Passer à la facturation électronique en TPE : le rôle-clé de l’Office Manager

La généralisation de la facturation électronique n’est plus un projet d’avenir, mais un virage à prendre dès aujourd’hui, en particulier pour les TPE. Au cœur de cette transformation, l’Office Manager joue un rôle central : à la fois chef d’orchestre, facilitateur et garant de la conformité.

Dans cet article, nous décomposons les 5 étapes clés pour réussir cette transition, en mettant en lumière les missions précises de l’Office Manager et ses alliés au quotidien.

🔢 Le chiffre clé : 4 millions d’entreprises concernées d’ici 2026

Selon la DGFIP, plus de 4 millions d'entreprises françaises seront concernées par la réforme d’ici 2026 (source : Ministère de l'Économie). Cela inclut toutes les TPE, qui devront recevoir des factures électroniques dès le 1er janvier 2026, puis les émettre dans un second temps.

Anticiper dès aujourd’hui permet de gagner en sérénité et d’éviter des erreurs coûteuses ou des ruptures dans la relation client.

🧩 Étape 1 : comprendre les obligations et fixer un cap clair

La première mission de l’Office Manager est d’analyser les obligations propres à l’entreprise : taille, secteur, type de clients, régime de TVA…
Il faut aussi suivre les publications officielles pour ajuster le plan d’action en temps réel.

🎯 Le rôle de l’Office Manager

• Identifier la date d’entrée en vigueur selon la catégorie de la TPE.

• Suivre les directives de la DGFIP et adapter le planning interne.

• Créer une vision projet claire à partager avec la direction.

👥 Soutien des assistants (internes ou freelances)

• Assurer une veille active sur les contenus réglementaires.

• Produire une synthèse pédagogique à destination des équipes.

• Mettre en place un outil de suivi partagé (Notion, Trello, Excel).
  
  
  

🛠 Étape 2 : cartographier les processus de facturation existants

La deuxième étape est essentielle pour éviter de « patcher » sur des bases instables. Il faut partir de l’existant, comprendre comment les factures sont créées, envoyées, archivées, traitées… pour détecter les points de friction.

🎯 Le rôle de l’Office Manager

• Conduire un audit rapide mais précis des flux (émis/reçus).

• Identifier les tâches manuelles à fort risque d’erreur.

• Prioriser les points de digitalisation immédiats.
  
  

👥 Soutien des assistants

• Dresser un inventaire des outils utilisés (CRM, logiciel de gestion, Excel…).

• Identifier les types de factures (PDF, papier, email…).

• Créer des fiches processus opérationnelles pour les équipes.

💡 Astuce : commencez par les flux récurrents ou clients majeurs, pour sécuriser l’essentiel dès les premiers mois.

🧱 Étape 3 : choisir la bonne plateforme (PDP ou OD)

En matière de facturation électronique, le choix de l’intermédiaire technique est stratégique. La plateforme devra s’interfacer avec vos outils existants, être agréée, et vous garantir conformité et simplicité d’usage.


À lire aussi : Facturation électronique choix du PDP 2025 : Anticipez cette transition 

🎯 Le rôle de l’Office Manager

• Élaborer un cahier des charges selon les besoins de la TPE.

• Consulter la direction et le DSI si présent.

• Comparer les offres, négocier les conditions, organiser le déploiement.
  
  

👥 Soutien des assistants

• Créer un tableau comparatif des solutions (prix, support, fonctionnalités).

• Organiser des démos produits avec les éditeurs.

• Rassembler tous les éléments utiles à la décision (contrats, fiches techniques…).

🔎 Liste des PDP candidates : disponible sur le Portail officiel de la DGFIP.

🧠 Mon logiciel de comptabilité suffit-il pour être conforme ?

À première vue, on pourrait croire que tout est déjà prêt : de nombreux logiciels de comptabilité modernes — Sage, Pennylane, Cegid, Axonaut, Evoliz, Abby, pour ne citer qu’eux — annoncent des fonctionnalités de facturation électronique intégrées. Ils permettent effectivement de générer des factures au format Factur-X, d’en automatiser l’envoi, de recevoir des factures fournisseurs, et même de les archiver dans un espace conforme.

Mais attention au raccourci : cela ne signifie pas que votre entreprise est automatiquement conforme à la réforme.

Pour que tout fonctionne en accord avec le futur cadre légal, il est indispensable que le logiciel soit interfacé avec un PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ou, à défaut, avec le Portail Public de Facturation (PPF). À l’heure actuelle, tous les éditeurs ne sont pas encore agréés PDP, et certaines interconnexions restent à finaliser.

Le rôle de l’Office Manager, ici encore, est crucial. Il ou elle devra :

• Vérifier l’éligibilité de la solution utilisée et sa compatibilité avec les exigences légales,

• Configurer les paramètres clés (taux de TVA, mentions obligatoires, identification client/fournisseur),

• Et surtout, accompagner les équipes pour assurer une utilisation fluide et conforme dans le quotidien.
  
  
  
  

En clair, même avec un outil performant, l’intervention humaine reste indispensable pour garantir la réussite du projet. Le binôme logiciel + Office Manager, bien préparé, fera toute la différence.



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🔐 Étape 4 : fiabiliser les données et structurer les factures

C’est souvent la partie la plus technique, mais aussi celle qui permet d’éviter les erreurs futures. Une facture mal structurée = rejetée = non payée.

🎯 Le rôle de l’Office Manager

• Superviser la mise en conformité des données : clients, fournisseurs, TVA, mentions légales…

• Créer des modèles de factures conformes au format Factur-X.

• Valider l’ensemble avec l’expert-comptable ou le prestataire PDP.
  
  

👥 Soutien des assistants

• Nettoyer les bases de données (vérification des SIREN, adresses, emails…).

• Préparer des modèles à tester.

• Effectuer des simulations d’envoi avec plusieurs cas d’usage.

📌 Bonus : pensez à centraliser les documents légaux obligatoires (CGV, conditions de paiement…).

📅 Étape 5 : accompagner les équipes et tester les flux

Une fois les outils en place, il reste une mission essentielle : accompagner le changement humainement. Former, expliquer, tester, rassurer : c’est le moment où l’Office Manager devient facilitateur.

🎯 Le rôle de l’Office Manager

• Élaborer un plan de formation sur-mesure.

• Fixer des indicateurs de réussite simples (taux de rejet, temps de traitement…).

• Organiser une phase de test en “environnement réel”.
  
  

👥 Soutien des assistants

• Créer les supports de formation (guides, tutoriels, FAQ).

• Animer les premières sessions de prise en main.

• Recueillir les retours des équipes pour améliorer les pratiques.

🎥 Conseil : une vidéo courte (2-3 minutes) vaut souvent mieux qu’un long PDF !

💡 En résumé : l’Office Manager, chef d’orchestre de la transition

Dans une TPE, l’Office Manager est souvent le pivot administratif. Son rôle dans la mise en place de la facturation électronique est décisif :


✔ Comprendre la réforme et fixer une stratégie claire
✔ Auditer les processus existants pour bâtir sur des fondations solides
✔ Choisir un outil fiable et compatible avec les réalités de terrain
✔ Structurer les données et anticiper les erreurs
✔ Impliquer les équipes et accompagner le changement

Avec l’appui d’assistants efficaces, ce projet devient une opportunité de simplification, de structuration… et de gain de temps.

Conclusion : transformez une contrainte en levier de performance

La facturation électronique n’est pas qu’une obligation légale. C’est l’occasion de moderniser vos processus, d’éviter les erreurs répétitives, de fluidifier vos échanges avec vos clients et de poser les bases d’une gestion plus efficace.

📩 Vous êtes Office Manager dans une TPE et vous cherchez à structurer votre plan d’action vers la facturation électronique ?