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Contrôle URSSAF : tous les documents à préparer pour éviter les sanctions et sécuriser votre entreprise

20 Aoû 2024 à 07:48

Découvrez la liste complète des documents à préparer pour un contrôle URSSAF et évitez les sanctions grâce à nos conseils pratiques.

Contrôle URSSAF : tous les documents à préparer pour éviter les sanctions et sécuriser votre entreprise

Le chiffre clé : 75% des contrôles URSSAF aboutissent à des redressements 

Saviez-vous que près de 75 % des contrôles URSSAF aboutissent à des redressements pour les entreprises françaises ? (source : URSSAF 2023).

Face à cette réalité, la question se pose : êtes-vous vraiment prêt à affronter un contrôle URSSAF ? La clé pour éviter les sanctions réside dans une préparation méticuleuse des documents requis. Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas à travers les éléments essentiels à rassembler pour passer ce contrôle sans encombre.

1. Les documents sociaux : une base incontournable

Les documents sociaux constituent le socle de votre conformité vis-à-vis de l’URSSAF. Une mauvaise gestion de ces éléments peut entraîner des sanctions sévères. Voici les principaux documents à préparer :

• Bulletins de salaire : Chaque fiche de paie doit être parfaitement conforme aux exigences légales, incluant les mentions obligatoires telles que le montant brut et net, les cotisations sociales, et les avantages en nature.
  
  
• Déclaration Sociale Nominative (DSN) : Ce document est fondamental car il regroupe l’ensemble des déclarations sociales d’une entreprise. Assurez-vous que toutes les DSN ont été transmises dans les délais impartis.
  
  
• Bordereaux de cotisations et déclarations de régularisation annuelle : Ils permettent de vérifier que les cotisations sociales ont bien été calculées et versées conformément à la législation.
• Contrats de travail : Ils doivent être archivés de manière rigoureuse, avec des annexes spécifiques pour les exonérations de charges sociales ou les cotisations particulières.
  
  

Ces documents doivent couvrir au minimum les trois dernières années, période durant laquelle l’URSSAF peut opérer un contrôle.



>> À lire : Le contrôle URSSAF : Comprendre et se préparer aux 5 étapes clés

2. Les documents comptables : au cœur de la vérification

Les agents de l’URSSAF examineront minutieusement vos documents comptables pour détecter d’éventuelles anomalies. Voici ce qu’il faut préparer :

• Bilans et comptes de résultats : Ces documents financiers sont essentiels pour prouver la santé financière de votre entreprise et sa conformité aux obligations fiscales.
  
  
• Grands livres et balances comptables : Ils offrent une vue d’ensemble des opérations réalisées au cours de l’exercice. Tout écart entre ces documents et vos déclarations sociales peut déclencher un redressement.
  
  
• Fichier des écritures comptables (FEC) : Ce fichier, obligatoire pour toute entreprise soumise à l’impôt sur les sociétés, permet une analyse détaillée des écritures comptables. Il doit être tenu à jour et prêt à être transmis en cas de demande.
  
  

La tenue rigoureuse de ces documents facilite la transparence lors du contrôle, réduisant ainsi les risques de litige avec l’URSSAF.



>> À lire également : Qui contacter en priorité en cas de contrôle URSSAF ? 

3. Les documents fiscaux : ne négligez aucun détail

Les documents fiscaux viennent compléter les informations comptables et sociales. Ils sont également scrutés par l’URSSAF :

• Avis d’imposition : Que ce soit pour l’impôt sur les sociétés ou l’impôt sur le revenu, ces documents doivent être conservés et accessibles.
  
  
• Liasses fiscales : Elles synthétisent les données financières et fiscales de votre entreprise. Toute incohérence avec les documents sociaux et comptables peut être considérée comme une fraude potentielle.
  
  

Les documents fiscaux doivent être cohérents avec l’ensemble des autres pièces fournies pour éviter tout soupçon de fraude ou de dissimulation de revenus.

4. Les documents juridiques et divers : une préparation exhaustive

Enfin, l’URSSAF peut demander une série de documents juridiques et autres pièces justificatives :

• Statuts de la société et extraits Kbis : Ces documents permettent de vérifier la légitimité de votre activité et la structure de votre entreprise.
  
  
• Documents liés aux fusions-acquisitions : Si votre entreprise a subi des restructurations, ces documents doivent être prêts à être présentés.
  
  
• Factures, notes de frais et registres du personnel : Ces pièces sont souvent demandées pour vérifier la conformité des dépenses professionnelles et des embauches déclarées.

Préparer ces documents en amont est crucial pour éviter des allers-retours inutiles avec les agents de contrôle.

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Elle s'assure que les bulletins de salaire, les déclarations sociales, les contrats de travail, et les documents comptables sont à jour et conformes aux réglementations en vigueur. De plus, son expérience lui permet d'anticiper les demandes spécifiques des inspecteurs et de préparer des dossiers complets qui facilitent le processus de contrôle. En déléguant cette tâche à une assistante indépendante, les entreprises peuvent non seulement gagner du temps, mais aussi réduire le stress lié à la préparation du contrôle, tout en minimisant les risques d'erreurs ou d'omissions qui pourraient entraîner des pénalités.

Conclusion :

Se préparer à un contrôle URSSAF peut sembler complexe, mais avec une organisation rigoureuse, vous pouvez aborder cette étape avec sérénité. Rassemblez dès maintenant les documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques nécessaires pour prouver votre conformité. En cas de doute, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable pour vous accompagner dans cette démarche. Votre objectif est clair : éviter les sanctions et assurer la pérennité de votre entreprise.