Comment obtenir la certification Qualiopi pour les organismes de formation
03 Sep 2024 à 12:49
Découvrez comment obtenir la certification Qualiopi pour votre organisme de formation avec un guide détaillé : étapes, coûts, critères d’évaluation et options d’accompagnement.
Les étapes clés pour obtenir la certification Qualiopi : guide complet pour les organismes de formation
Comment obtenir la certification Qualiopi pour votre organisme de formation ?
Saviez-vous que 82 % des organismes de formation en France ont déjà entamé les démarches pour obtenir la certification Qualiopi ? (source : Centre Inffo, 2023)
Si vous n'avez pas encore franchi ce cap, vous vous demandez peut-être par où commencer, combien cela coûte, et surtout, comment être sûr de réussir. Dans cet article, nous décryptons pour vous chaque étape du processus, des préparatifs aux critères d’évaluation, en passant par les options d’accompagnement disponibles. Prêt à faire de votre organisme de formation un acteur certifié et reconnu ?
1. Les étapes incontournables pour préparer la certification Qualiopi
L’obtention de la certification Qualiopi est un processus rigoureux qui exige une préparation minutieuse. Voici les étapes clés à suivre
a) Comprendre les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ)
Le référentiel Qualiopi est divisé en sept critères principaux qui doivent être respectés par tout organisme de formation souhaitant obtenir la certification. Ces critères incluent des aspects tels que l’information des bénéficiaires, la prise en compte des besoins des parties prenantes, ou encore l’adéquation des moyens pédagogiques. Chaque critère est décliné en plusieurs indicateurs qui doivent être satisfaits pour obtenir la certification.
Zoom : Les 7 critères principaux du référentiel Qualiopi
- Critère 1 : Les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
- Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations.
- Critère 3 : L’adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires.
- Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
- Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
- Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
- Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
Pour plus de détails concernant les 7 critères et visionner des vidéos détaillés sur chacun d'entre eux, rendez-vous sur : Les 7 critères du référentiel Qualiopi. Vous y apprendez en plus les bonnes pratiques à adopter.
b) Réaliser un diagnostic interne
Avant de vous lancer dans la démarche de certification, il est essentiel de réaliser un diagnostic interne de votre organisme de formation. Cette étape permet de comparer vos pratiques actuelles aux exigences du référentiel Qualiopi. Identifiez les points forts, mais surtout les points de non-conformité potentiels. Ce diagnostic vous permettra de mettre en place un plan d’action précis pour aligner vos pratiques avec le RNQ.
c) Constituer un dossier de preuves
La certification Qualiopi repose en grande partie sur la capacité de votre organisme à fournir des preuves tangibles de votre conformité aux critères du référentiel. Il est donc crucial de rassembler et d’organiser ces preuves de manière rigoureuse. Cela peut inclure des documents tels que des procédures internes, des rapports d’évaluation, ou encore des témoignages de bénéficiaires.
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2. Les critères d'évaluation le jour de la certification
Le jour de l’audit, l’évaluateur passera en revue l’ensemble des preuves que vous avez préparées pour s’assurer que vous répondez bien à tous les critères du référentiel Qualiopi. Voici ce à quoi vous attendre :
a) L'entretien avec l’auditeur
L’audit commence généralement par un entretien entre l’auditeur et les responsables de l’organisme de formation. Cet entretien permet à l’auditeur de comprendre le contexte et les spécificités de votre organisme. C’est aussi l’occasion pour vous d’expliquer comment vous avez intégré les exigences du référentiel dans vos pratiques.
b) La vérification des preuves documentaires
L’auditeur passera ensuite en revue les preuves documentaires que vous avez fournies. Il est essentiel que ces documents soient bien organisés et accessibles. L’auditeur peut également poser des questions complémentaires pour clarifier certains points ou demander des preuves supplémentaires.
c) L’évaluation des pratiques sur le terrain
Si votre organisme de formation propose des formations sur site, l’auditeur peut souhaiter observer certaines de ces formations pour s’assurer que les pratiques observées sont conformes aux déclarations faites dans les documents. Cette étape est cruciale, car elle permet de vérifier que la réalité du terrain correspond bien aux preuves théoriques fournies
3. Comment gérer les non-conformités éventuelles
Il est possible que l’auditeur identifie des non-conformités au cours de l’audit. Voici comment gérer ces situations :
a) Les différents types de non-conformités
Il existe deux types de non-conformités : mineures et majeures. Une non-conformité mineure indique un écart par rapport au référentiel qui n’affecte pas directement la qualité de la formation. En revanche, une non-conformité majeure représente un écart significatif qui peut compromettre la qualité de la formation.
b) Plan d’action pour les non-conformités
Si des non-conformités sont identifiées, vous devrez élaborer un plan d’action pour les corriger. Ce plan devra être soumis à l’auditeur dans un délai défini. Une fois les corrections effectuées, l’auditeur pourra vérifier leur mise en œuvre avant de valider votre certification.
c) Le suivi post-audit
Même après l’obtention de la certification, il est important de maintenir un haut niveau de conformité. Des audits de surveillance sont réalisés régulièrement pour s’assurer que l’organisme respecte toujours les critères du référentiel. Une vigilance continue est donc nécessaire pour conserver la certification.
Trouvez une assistante spécialiste des organismes de formation et qualipi par Damien Grangiens
4. Les options pour se préparer à la certification Qualiopi
Différentes solutions existent pour accompagner votre organisme de formation dans la démarche de certification. Voici les principales options disponibles :
a) Faire appel à un consultant spécialisé
De nombreux organismes de formation choisissent de faire appel à un consultant spécialisé dans la certification Qualiopi ou une assistante indépendante spécialiste des organismes de formation. Ce dernier peut vous accompagner tout au long du processus, du diagnostic initial à l’audit final, en passant par la préparation du dossier de preuves. L’avantage de cette option est d’avoir un expert à vos côtés pour naviguer à travers les exigences du référentiel.
b) Utiliser des outils et des plateformes dédiés
Il existe également des outils numériques spécifiquement conçus pour aider les organismes de formation à se préparer à la certification Qualiopi. Ces plateformes permettent de centraliser et d’organiser les preuves, de suivre l’avancement de votre préparation, et de simuler des audits pour vous entraîner.
c) Former votre équipe en interne
Enfin, vous pouvez choisir de former vos équipes en interne pour qu’elles maîtrisent les exigences du référentiel et soient capables de préparer l’organisme à l’audit. Cette option peut être combinée avec l’utilisation d’outils numériques pour maximiser vos chances de réussite.
5. Les coûts : Combien coûte un accompagnement pour obtenir la certification Qualiopi
Le coût d'un accompagnement vers la certification Qualiopi varie généralement en fonction des services offerts, mais les cabinets de conseil et les assistants spécialisés proposent souvent des forfaits tout compris, allant de 900 à 1200 euros HT.
Ce tarif inclut généralement l’ensemble des prestations nécessaires pour atteindre la certification, telles que l’audit interne, la préparation des documents et l’assistance durant l’audit final. Concernant la durée, il faut compter en moyenne 2 à 3 mois pour préparer l’ensemble des documents requis, en fonction de la complexité de votre organisme de formation et de votre disponibilité à suivre les recommandations du consultant.
Conclusion : Préparez votre organisme pour la certification Qualiopi
Obtenir la certification Qualiopi est un enjeu stratégique pour tout organisme de formation souhaitant se développer en France. Cette certification est non seulement un gage de qualité, mais aussi une obligation pour accéder à certains financements publics. En suivant les étapes que nous avons décrites, en comprenant les critères d’évaluation, en préparant soigneusement votre audit et en choisissant les bonnes options d’accompagnement, vous maximiserez vos chances de réussite.
