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Comment créer des présentations Powerpoint parfaites et professionnelles ?

04 Avr 2024 à 12:15

Découvrez comment maîtriser PowerPoint, explorer ses alternatives et quand déléguer à des experts pour des présentations qui marquent les esprits.

Comment créer des présentations Powerpoint professionnelles : formations, outils et agences Powerpoint externes

La question que tous les salariés, assistantes, et office managers en freelance se posent : Comment réaliser la présentation Powerpoint parfaite ?

Vous avez été missionné(e) par votre patron ou votre client (si vous êtes une assistante digitale) pour réaliser une présentation PowerPoint pour des investisseurs ou le conseil d'administration ? Elle doit être irréprochable, mais vous vous sentez un peu dépassé, n'ayant pas le coup de main ou les techniques nécessaires pour y arriver ?

Pas de panique. Dans cette première partie de notre guide, nous allons explorer comment se former efficacement à PowerPoint pour transformer cette tâche apparemment redoutable en une opportunité de briller.

I. Se former à PowerPoint

A. Pourquoi se former à PowerPoint ?

Dans le monde professionnel, une présentation réussie peut être un atout majeur. Que ce soit pour convaincre des investisseurs, expliquer un projet au conseil d'administration, ou partager des idées avec votre équipe, une présentation PowerPoint bien conçue peut faire toute la différence. Maîtriser PowerPoint, pour votre usage ou celui de votre assistante digitale, c'est donc se doter d'un outil puissant pour communiquer efficacement vos idées, structurer votre discours et captiver votre audience.

B. Ressources pour se former sur Powerpoint

Heureusement, il existe de nombreuses ressources disponibles pour améliorer vos compétences en PowerPoint, adaptées à tous les niveaux de compétence et à tous les budgets.

1. Plateformes de formation en ligne : Des sites comme LinkedIn Learning, Udemy, et Coursera offrent des cours détaillés sur PowerPoint, allant des fondamentaux à des techniques avancées. Ces cours sont souvent animés par des experts en communication et en design, vous fournissant non seulement les compétences techniques nécessaires mais aussi des conseils sur comment rendre vos présentations plus impactantes.
   
   

2. Ateliers et séminaires : Pour ceux qui préfèrent une approche plus interactive, les ateliers et séminaires en personne peuvent être une excellente option. Ces sessions offrent souvent l'avantage d'un feedback direct et de la possibilité de poser des questions spécifiques à votre projet.
   
   

3. Tutoriels vidéo : YouTube est une mine d'or pour les tutoriels gratuits, couvrant pratiquement toutes les fonctionnalités de PowerPoint. Que vous cherchiez à animer vos slides ou à utiliser les modèles, il y a fort à parier que quelqu'un a partagé une méthode facile à suivre.
   
   
   

C. Astuces et conseils pour une utilisation experte de PowerPoint

Voici quelques conseils pour vous aider à utiliser PowerPoint comme un pro :

• Soyez concis : Utilisez des mots-clés et évitez les longs paragraphes. Votre slide doit accompagner votre discours, pas le remplacer.
  
  
• Utilisez des visuels de qualité : Une image vaut mille mots. Utilisez des graphiques, des diagrammes et des images de haute qualité pour appuyer vos propos.
  
  
• Restez cohérent : Utilisez un schéma de couleurs uniforme et un style de mise en page cohérent à travers toute votre présentation pour une apparence professionnelle.
  
  
• Répétez : La pratique mène à la perfection. Répétez votre présentation plusieurs fois pour vous assurer que le timing est correct et que votre discours est fluide.
  
  
  

En vous formant à PowerPoint et en appliquant ces conseils, vous serez bien équipé pour créer des présentations qui non seulement répondent aux attentes de votre patron ou de votre client mais les surpassent. La clé est de commencer par de solides fondations en PowerPoint (d'ailleurs, consultez ici les 10 conseils de pro pour créer des présentations Powerpoint professionnelles et captivantes) puis d'ajouter votre touche personnelle pour créer une présentation qui est à la fois informative et inspirante.

II. Alternatives à PowerPoint

A. Pourquoi envisager des alternatives ?

PowerPoint est un outil de présentation extrêmement populaire et largement utilisé dans le monde professionnel. Cependant, en fonction de vos besoins spécifiques ou de ceux de votre audience, vous pourriez trouver certaines de ses limitations frustrantes.

Peut-être recherchez-vous une solution plus simple d'utilisation, ou au contraire, une plateforme offrant des fonctionnalités que PowerPoint ne propose pas. Dans certains cas, la dynamique de votre présentation ou l'interaction avec votre audience peut bénéficier d'une approche différente.

B. Présentation des principales alternatives

1. Canva
   
   

   • Avantages : Canva est célèbre pour sa facilité d'utilisation et ses milliers de modèles conçus par des professionnels, ce qui le rend idéal pour créer rapidement des présentations au design moderne. Avec une vaste bibliothèque d'images, de polices et d'éléments de design, Canva permet à tout un chacun de créer des présentations visuellement attrayantes sans avoir besoin de compétences poussées en design graphique.
     
     

2. Google Slides
   
   

   • Avantages : La force de Google Slides réside dans sa capacité à faciliter la collaboration en temps réel. Plusieurs personnes peuvent travailler sur la même présentation simultanément, ce qui est parfait pour les équipes réparties géographiquement. Les fonctionnalités d'édition et de commentaires facilitent la communication et l'amélioration continue du contenu.
     
     

3. Prezi
   
   

   • Avantages : Prezi offre une approche unique en matière de présentations grâce à sa structure non linéaire. Au lieu de passer de slide en slide, Prezi permet de zoomer sur différents éléments d'un grand canevas, rendant la présentation plus dynamique et captivante. Cette approche est particulièrement efficace pour raconter une histoire ou présenter des idées complexes de manière intuitive.
     
     

4. Autres outils possibles
   
   

   • Slidebean : Idéal pour ceux qui cherchent à automatiser la conception de leurs présentations. Vous fournissez le contenu, et Slidebean s'occupe du design.
     
     
   • Keynote : La réponse d'Apple à PowerPoint, avec des templates élégants et des transitions fluides, parfait pour les utilisateurs de Mac cherchant une intégration parfaite avec leur écosystème.
     
     
     

C. Choisir la bonne alternative selon ses besoins

Choisir l'outil de présentation le plus adapté nécessite une évaluation de vos besoins spécifiques. Voici quelques critères à considérer :

• Facilité d'utilisation : Cherchez-vous un outil simple d'accès pour créer rapidement des présentations, ou êtes-vous prêt à investir du temps dans l'apprentissage d'une plateforme plus complexe mais potentiellement plus puissante ?
  
  
• Collaboration : Avez-vous besoin que plusieurs personnes travaillent sur la présentation en même temps ?
  
  
• Type de contenu : Votre présentation inclut-elle beaucoup de données et de graphiques, ou est-elle plus orientée vers le storytelling ?
  
  
• Audience : L'outil choisi est-il adapté au type d'audience et à la manière dont elle consommera votre présentation (en personne, en ligne, etc.) ?
  
  

En pesant ces facteurs, vous serez mieux à même de choisir l'outil qui répondra le mieux à vos besoins, vous permettant ainsi de créer des présentations non seulement belles et professionnelles mais aussi parfaitement alignées avec vos objectifs et ceux de votre audience.

En résumé, bien que PowerPoint soit un excellent outil de présentation, il existe de nombreuses alternatives capables de répondre à des besoins variés. L'exploration de ces options peut vous ouvrir de nouvelles possibilités créatives et vous aider à réaliser des présentations encore plus impactantes.

Explorons maintenant la troisième option pour la création de présentations Powerpoint irréprochables : la délégation à une agence spécialisée. Cette approche offre de nombreux avantages et peut s'avérer particulièrement judicieuse pour des enjeux importants tels que des présentations devant des investisseurs ou le conseil d'administration.

III. Déléguer la création de la présentation à une agence Powerpoint spécialisée

A. Avantages de la délégation pour la création de vos présentations Powerpoint

1. Gain de temps : La création d'une présentation de qualité professionnelle peut être extrêmement chronophage, surtout si vous n'avez pas d'expertise spécifique dans ce domaine. En déléguant cette tâche, vous pouvez consacrer votre temps à d'autres aspects cruciaux de votre travail, tout en ayant l'assurance que le résultat sera à la hauteur de vos attentes.
   
   

2. Expertise professionnelle : Les agences spécialisées disposent souvent d'équipes composées de designers, de rédacteurs et d'experts en storytelling, ce qui garantit une présentation non seulement esthétiquement attrayante mais aussi structurée de manière à captiver l'attention de votre audience.
   
   

3. Focus sur le contenu : En confiant la conception visuelle à des experts, vous pouvez vous concentrer pleinement sur le fond de votre présentation, c'est-à-dire le message que vous souhaitez transmettre et les données clés à mettre en avant.
   
   
   

B. Comment choisir une agence Powerpoint spécialisée ?

Choisir la bonne agence pour créer votre présentation est une étape cruciale. Voici quelques critères à considérer :

1. Portfolio : Examinez les travaux précédents de l'agence pour évaluer la qualité de leurs présentations et leur capacité à s'adapter à différents styles et secteurs.
   
   

2. Réputation : Recherchez des avis de clients précédents pour vous assurer de la fiabilité et de la satisfaction client de l'agence.
   
   

3. Spécialisation : Certaines agences peuvent se spécialiser dans des types de présentations spécifiques (corporate, startups, éducatives). Assurez-vous que leur expertise correspond à vos besoins.
   
   

4. Processus de collaboration et de communication : Comprenez comment l'agence travaille avec ses clients. Une bonne communication est essentielle pour garantir que le résultat final corresponde à vos attentes.
   
   
   

C. Maximiser le retour sur investissement

Pour s'assurer que la collaboration avec une agence spécialisée soit la plus fructueuse possible, voici quelques recommandations :

1. Clarifier les objectifs de la présentation : Avant de débuter la collaboration, définissez clairement ce que vous souhaitez atteindre avec votre présentation. Quel message principal souhaitez-vous transmettre ? Quelle action attendez-vous de votre audience ?
   
   

2. Fournir un feedback constructif : Pendant le processus de création, n'hésitez pas à partager vos retours avec l'agence. Une communication ouverte et constructive est essentielle pour affiner la présentation selon vos attentes.
   
   

3. Travailler en partenariat avec l'agence : Considérez l'agence non pas comme un simple prestataire, mais comme un partenaire stratégique. Leur expertise, combinée à votre connaissance approfondie du sujet, peut mener à des résultats exceptionnels.
   
   
   

En déléguant la création de votre présentation à une agence spécialisée, vous bénéficiez d'une expertise professionnelle et d'un gain de temps significatif, vous permettant de vous concentrer sur le contenu et la délivrance de votre message. Avec une sélection méticuleuse de l'agence et une collaboration étroite, vous maximiserez vos chances de succès et ferez de votre présentation un moment marquant pour votre audience.

Conclusion

La création d'une présentation PowerPoint parfaite est un art qui combine compétence technique, sens esthétique et capacité à communiquer efficacement. Nous avons exploré trois voies principales pour atteindre cet objectif : se former à PowerPoint pour maîtriser ses nombreuses fonctionnalités, explorer des alternatives qui peuvent mieux s'adapter à vos besoins spécifiques, et déléguer la tâche à des agences Powerpoint spécialisées pour bénéficier de leur expertise et économiser un temps précieux.

Chaque approche a ses avantages et peut être choisie en fonction de vos objectifs, de vos ressources et du contexte de votre présentation. Que vous décidiez de développer vos compétences personnelles, d'innover avec de nouveaux outils ou de faire confiance à des experts, l'important est de ne jamais perdre de vue l'objectif ultime : communiquer votre message de la manière la plus claire et la plus impactante possible.