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Comment choisir le meilleur prestataire pour vos services généraux ? ✅

11 Jan 2025 à 10:33

Besoin d’un prestataire en gestion des services généraux ? Découvrez comment choisir entre facility management ou office management et les bonnes modalités pour votre entreprise.

Comment trouver le prestataire idéal pour la gestion des services généraux ?

Introduction : L'optimisation des services généraux est un enjeu majeur

Vous cherchez un prestataire pour la gestion des services généraux ?

En France, de nombreuses TPE et PME font face à ce défi crucial. Selon une étude récente, 75 % des dirigeants d’entreprise considèrent que l’optimisation des services généraux améliore leur productivité globale (source : IFOP, 2023). Mais entre facility management, office management, et différentes modalités de collaboration, comment choisir la solution adaptée à vos besoins ? Cet article vous guide pour trouver un prestataire compétent et parfaitement aligné avec la culture de votre entreprise.

1. Facility management ou office management : lequel choisir ?

1.1. Le facility management : une externalisation complète

Le facility management désigne une approche globalisée de la gestion des services généraux. Cela peut inclure :

• La gestion des bâtiments (nettoyage, sécurité, maintenance technique).
• La coordination des services courants (accueil, logistique, courrier).
• La supervision des sous-traitants pour des services spécifiques.
  
  

Cette option convient parfaitement aux entreprises cherchant à externaliser complètement ces responsabilités, tout en bénéficiant d’une expertise professionnelle et de solutions sur mesure.

Avantage clé : Idéal pour réduire les coûts tout en garantissant un haut niveau de service.

1.2. L’office management : un rôle plus opérationnel

L’office management, quant à lui, s’inscrit davantage dans le quotidien des équipes. Il s’agit d’une gestion centralisée des tâches organisationnelles et administratives, comme :

• La planification d’événements internes.
• La gestion des fournitures de bureau.
• L’organisation des espaces de travail.
  
  

C’est une solution parfaite si vous souhaitez une présence régulière et proactive pour accompagner vos collaborateurs.


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Avantage clé : Favorise la proximité avec l’équipe et l’ancrage culturel au sein de l’entreprise.

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2. Modalités de collaboration : quelle flexibilité adopter ?

2.1. Le nombre d’heures dans le mois : une solution adaptable

Si vos besoins varient en fonction des périodes, opter pour un prestataire à temps partiel ou avec un forfait d’heures mensuel peut être une excellente option. Cela vous permet :

• Une maîtrise des coûts grâce à une tarification flexible.
• Une intervention ciblée sur les priorités stratégiques.
  
  

Par exemple, une TPE qui a besoin de services de nettoyage intensifs en fin de semaine pourrait privilégier cette approche.

2.2. Une personne fiable pour le suivi et la culture d’entreprise

Si votre entreprise valorise la cohérence et la proximité, il est souvent préférable de collaborer avec une personne unique. Cette option offre :

• Une compréhension approfondie des besoins spécifiques de votre organisation.
• Une meilleure intégration à votre culture d’entreprise.
  
  

Cette modalité est particulièrement recommandée pour les missions liées à l’office management, où la relation humaine joue un rôle central.

3. Les critères pour sélectionner le bon prestataire

Avant de signer un contrat, il est crucial d’évaluer le prestataire sur les critères suivants :

• Expérience et références : Vérifiez les projets similaires qu’il a réalisés.
• Adaptabilité : Sait-il ajuster ses services à vos besoins spécifiques ?
• Proximité géographique : Une intervention rapide peut parfois être essentielle.
• Coût et transparence des tarifs : Les prix correspondent-ils à votre budget et sont-ils clairement détaillés ?
• Approche durable : Privilégiez un prestataire engagé dans des pratiques respectueuses de l’environnement.
  
  

Un entretien préalable ou un test sur une courte période peut également aider à confirmer la qualité de la collaboration.

4. Les avantages d’une gestion externalisée des services généraux

Opter pour un prestataire spécialisé présente de nombreux avantages pour votre entreprise :

• Gain de temps : Vous vous concentrez sur votre cœur de métier.
• Réduction des coûts : Une gestion optimisée diminue les dépenses superflues.
• Amélioration du bien-être : Des bureaux bien gérés motivent les collaborateurs.
• Accès à des experts : Vous bénéficiez de solutions professionnelles et innovantes.
  
  

En externalisant ces fonctions, vous optimisez à la fois votre productivité et votre organisation interne.

Conclusion : Choisissez le bon modèle pour vos services généraux

Le choix entre facility management et office management, ainsi que le type de collaboration (forfait horaire ou personne attitrée), dépend de vos besoins spécifiques et de la culture de votre entreprise. Prenez le temps d’analyser vos priorités et de rencontrer plusieurs prestataires pour trouver celui qui pourra devenir un véritable partenaire de votre réussite.

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