Modèle de brief à votre agence événementielle pour organiser vos plus beaux événements entreprise (AG, Séminaire, Rentrée, ..) en France ou à l'étranger 

📘 Modèle de BRIEF OFFICIEL Agence événementielle – ÉVÉNEMENT PHYSIQUE CORPORATE

Version Grand Groupe – France / International - proposé par Heavent.

 

Accéder au modèle et à la trame de brief agence événementielle ici

0. INFORMATIONS ADMINISTRATIVES (OBLIGATOIRE)

• Entreprise / Groupe :

• Direction porteuse :

• Sponsor exécutif (COMEX) :

• Chef de projet côté client :

• Contact principal (email / téléphone) :

• Date d’émission du brief :

• Date limite de réponse agence :

• Période de soutenance / pitch :

• Date de décision finale :

1. CADRE STRATÉGIQUE

1.1. Nature de l’événement

• ☐ Séminaire annuel

• ☐ Convention internationale

• ☐ Assemblée Générale

• ☐ Offsite dirigeants

• ☐ Lancement stratégique

• ☐ Autre (préciser) :

1.2. Enjeu stratégique principal

(1 phrase maximum)

« ………………………………………………………………… »

1.3. Enjeux secondaires

• …

• …

⚠️ Tout concept proposé devra démontrer sa contribution directe à ces enjeux.

2. OBJECTIFS FORMALISÉS

2.1. Objectifs prioritaires (max. 3)

2.2. Indicateurs de succès attendus

KPI	Cible	Méthode de mesure
Taux de présence
Engagement
Satisfaction
Autres

3. PÉRIMÈTRE DES PARTICIPANTS

3.1. Typologie

Public	Nombre	Pays / zones
COMEX
Management
Collaborateurs
Partenaires
Autres

3.2. Contraintes spécifiques

• Langues requises :

• Traduction simultanée : ☐ Oui ☐ Non

• Contraintes culturelles :

• Contraintes RH / sociales :

4. MESSAGE & POSITIONNEMENT

4.1. Message central (verbatim)

« ………………………………………………………………… »

4.2. Messages secondaires

1. …

2. …

3. …

4.3. Ton & posture attendus

• ☐ Institutionnel

• ☐ Mobilisateur

• ☐ Inspirant

• ☐ Transparent

• ☐ Célébratif

• ☐ Autre :

5. FORMAT & ARCHITECTURE DE L’ÉVÉNEMENT

5.1. Durée

• Nombre de jours :

• Nombre de nuits :

• Dates pressenties :
  
  
  

5.2. Architecture type attendue

• ☐ Plénières

• ☐ Ateliers

• ☐ Tables rondes

• ☐ Sessions collaboratives

• ☐ Temps informels

• ☐ Team building

⚠️ L’agence devra proposer un séquencement précis.

6. DESTINATION & LIEU

6.1. Zone géographique autorisée

• ☐ France

• ☐ Europe (liste pays autorisés) :

• ☐ International (liste pays autorisés) :
  
  

6.2. Critères obligatoires

• Accessibilité aérienne internationale

• Capacité hôtelière suffisante

• Niveau de sécurité conforme standards groupe

• Image compatible avec la marque employeur
  
  

6.3. Typologies de lieux acceptées

• ☐ Centre de congrès

• ☐ Hôtel

• ☐ Domaine privatisé

• ☐ Lieu atypique (à justifier)

7. PRODUCTION & SCÉNOGRAPHIE

7.1. Niveau de production attendu

• ☐ Corporate premium

• ☐ Haut de gamme

• ☐ Show événementiel maîtrisé
  
  
  

7.2. Livrables scénographiques attendus

• Concept scénographique

• Moodboard

• Plans & rendus

• Descriptif technique

8. CONTENUS & INTERVENANTS

8.1. Intervenants internes

• Liste prévisionnelle :

• Rôle attendu :

• Temps de parole :
  
  

8.2. Intervenants externes

• ☐ À proposer par l’agence

• ☐ Imposés par le client

• Thématiques attendues :

9. LOGISTIQUE & OPÉRATIONS

9.1. Périmètre de responsabilité agence

• ☐ Transport

• ☐ Hébergement

• ☐ Accréditations

• ☐ Accueil & staff

• ☐ Restauration

• ☐ Sécurité
  
  

9.2. Exigences opérationnelles

• Plan de gestion des flux

• Plan de sécurité

• Plan de contingence (grèves, météo, incidents)

10. ENGAGEMENT RSE (OBLIGATOIRE)

10.1. Exigences minimales

• Réduction empreinte carbone

• Prestataires locaux

• Gestion des déchets

• Inclusion & accessibilité
  
  

10.2. Indicateurs demandés

• Estimation CO₂

• Actions de compensation

• Reporting post-event

11. GOUVERNANCE & PILOTAGE

11.1. Organisation projet

• Comité de pilotage

• Rythme des comités

• Outils de suivi attendus

11.2. Process de validation

• Nombre d’allers-retours maximum :

• Délais de validation :

• Instances décisionnaires :
  
  
  

12. PLANNING CONTRACTUEL

Jalons	Date cible
Choix agence
Validation concept
Validation lieu
Validation budget
Événement
Bilan

13. BUDGET

13.1. Enveloppe

• Budget cible :

• Budget plafond :

• Devise :

13.2. Structure attendue

• Budget détaillé par poste

• Options chiffrées

• Hypothèses explicites

14. POST-ÉVÉNEMENT

• Captation photo / vidéo

• Aftermovie

• Rapport KPI

• Recommandations

15. CRITÈRES D’ÉVALUATION DES AGENCES

 

Critère	Pondération
Compréhension stratégique
Qualité du concept
Capacité opérationnelle
Maîtrise budgétaire
RSE
Équipe projet

16. LIVRABLES ATTENDUS DANS LA RÉPONSE

• Note stratégique

• Concept créatif

• Proposition de lieux

• Scénario détaillé

• Budget détaillé

• Planning macro

• Organisation projet
  
  

 

À lire : Comment choisir votre agence événementielle ?