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Comment actualiser efficacement le DUERP chaque année pour être conforme ?

28 Oct 2024 à 21:08

Vous avez recruter de nouvelles personnes cette année ? Vous avez changé de locaux ? La mise à jour annuelle du DUERP est essentielle pour chaque entreprise. Découvrez comment actualiser ce document en toute simplicité pour rester en conformité.

Actualiser le DUERP chaque année : étapes clés et bonnes pratiques

Plus de 6 entreprises sur 10 négligent la mise à jour annuelle du DUERP

Saviez-vous que plus de 60 % des entreprises en France négligent la mise à jour annuelle de leur DUERP, malgré l'obligation légale ? (source : INRS)

Ce manque de suivi expose les entreprises à des risques financiers et juridiques, sans compter les impacts sur la santé et la sécurité des salariés. Alors, comment s’assurer que votre DUERP est à jour et reflète bien les évolutions de votre organisation ?

Dans cet article, nous vous proposons un guide complet pour faciliter cette démarche annuelle et garantir la conformité de votre entreprise.

1. Pourquoi actualiser le DUERP chaque année est indispensable

L’actualisation annuelle du DUERP est une obligation légale pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. La régularité de cette mise à jour garantit que les risques identifiés sont toujours pertinents et que de nouvelles menaces éventuelles sont prises en compte.

Conformité réglementaire et obligations légales

En France, la loi impose une mise à jour annuelle du DUERP afin de prendre en compte tout changement dans les conditions de travail ou l’organisation de l’entreprise. En cas de contrôle de l’inspection du travail, l’absence de mise à jour peut entraîner des sanctions, notamment si l’entreprise emploie des salariés dans des environnements à risque.

Prévention et réduction des risques

Actualiser régulièrement le DUERP permet de garantir un environnement de travail plus sûr en identifiant les nouveaux risques apparus au cours de l’année, que ce soit des changements de poste, des aménagements d’espace, ou des évolutions dans les processus de production. En ayant un DUERP à jour, l’entreprise optimise ses actions de prévention pour limiter les accidents de travail et les maladies professionnelles.

2. Les étapes essentielles pour mettre à jour efficacement le DUERP

Actualiser le DUERP peut sembler fastidieux, mais avec une méthodologie structurée, cette tâche devient plus simple. Voici les étapes essentielles pour vous aider à réaliser cette mise à jour annuelle.

2.1. Évaluer les changements dans l’organisation et les postes

Commencez par identifier tous les changements intervenus dans l’entreprise au cours de l’année, notamment :

• Nouveaux postes ou modifications de tâches : Analysez si les nouvelles fonctions présentent des risques différents.
• Changements dans les locaux ou équipements : Par exemple, un agrandissement de site ou l’acquisition de nouveaux matériels.
• Modifications des processus de travail : Par exemple, une augmentation des cadences, ou de nouvelles techniques de production.

2.2. Réévaluer les risques par poste de travail

Pour chaque poste, passez en revue les risques précédemment identifiés et vérifiez leur pertinence. Éventuellement, identifiez de nouveaux risques ou revalorisez ceux qui pourraient s’être amplifiés.

• Mettre à jour la gravité et la probabilité : Reclassez chaque risque pour être en accord avec la réalité actuelle.
• Noter les nouveaux facteurs de risque : Intégrez tous les éléments influant sur la sécurité et la santé des employés (nouveaux équipements, matières premières différentes, etc.).
  
  
  

3. Mettre à jour le plan d’action : vers une prévention continue

Une fois les risques réévalués, le plan d’action doit être ajusté pour intégrer les nouvelles mesures de prévention. Ce plan inclut toutes les actions à mener pour réduire les risques, qu’ils soient d’ordre technique, organisationnel, ou même psychologique.

3.1. Ajouter des mesures correctives et préventives

Pour chaque risque identifié, définissez une mesure préventive ou corrective appropriée. Par exemple :

• Mesures d’ingénierie : installation de dispositifs de protection, ajustement de la ventilation.
• Mesures organisationnelles : réaménagement des horaires pour limiter la fatigue, rotation des équipes.
• Sensibilisation et formation : nouvelles formations sur les gestes et postures, ou sur l’utilisation de nouveaux outils.
  
  

3.2. Impliquer les collaborateurs dans la mise à jour du DUERP

Impliquer les employés dans la mise à jour du DUERP permet de récolter des informations précises et de sensibiliser davantage les équipes. Ils sont les mieux placés pour signaler de nouveaux risques ou des ajustements nécessaires, et leur implication favorise une culture de la prévention au sein de l’entreprise.

4. Utiliser les outils numériques pour faciliter la mise à jour du DUERP

Aujourd’hui, plusieurs outils numériques permettent de faciliter la gestion et la mise à jour du DUERP. Ces plateformes permettent un accès simplifié aux données de l’entreprise et une mise à jour en temps réel des informations relatives aux risques.

4.1. Avantages des plateformes en ligne

Les outils en ligne offrent des modèles de DUERP à remplir, des fonctionnalités de sauvegarde automatique, et des rappels pour les mises à jour annuelles. Ces solutions permettent aussi d’inclure directement des photos, des vidéos, ou des documents annexes pour mieux documenter les risques.

4.2. Choisir un modèle en ligne adapté

Optez pour une plateforme qui offre un modèle DUERP préformaté et conforme aux exigences légales. Plusieurs services en ligne permettent de créer un document unique à jour avec des options de partage et des fonctionnalités de suivi, facilitant le respect des obligations.

5. Faites vous aider par votre office manager pour la mise à jour du DUERP

Faites-vous aider par votre office manager pour la mise à jour du DUERP !

En tant que chef d’orchestre de la gestion administrative de l’entreprise, l’office manager est particulièrement bien placé pour coordonner la collecte d’informations et identifier les évolutions des postes ou des risques survenus au cours de l’année.

Grâce à sa proximité avec les différentes équipes, il peut facilement centraliser les retours des collaborateurs et s'assurer que toutes les données sont à jour, des nouvelles méthodes de travail aux changements dans l’aménagement des bureaux. En impliquant votre office manager dans la mise à jour du DUERP, vous gagnez du temps et vous assurez une meilleure exhaustivité du document, garantissant ainsi une conformité parfaite et une sécurité renforcée pour tous les salariés.

Conclusion

Actualiser le DUERP chaque année est bien plus qu’une obligation administrative : c’est une démarche proactive pour la sécurité de vos employés et la conformité de votre entreprise. En suivant ces étapes et en exploitant les outils numériques disponibles, vous garantissez la pertinence de votre DUERP et participez activement à la réduction des risques professionnels. Besoin d’aide pour structurer votre document ? Adoptez une solution en ligne pour simplifier votre démarche et garder votre DUERP toujours à jour.