Logiciels assistant virtuel

Automatiser l’onboarding client avec HubSpot 🚀 Gagnez du temps

15 Déc 2025 à 10:09

Découvrez comment automatiser l’onboarding client avec HubSpot pour gagner en efficacité, offrir une expérience fluide et renforcer la relation client. 📈

Automatiser l’onboarding client avec HubSpot : un levier stratégique pour structurer l’expérience et sécuriser la relation

L’onboarding client est un moment décisif dans la relation commerciale.

Pourtant, de nombreuses TPE-PME peinent à l’optimiser faute d’outils adaptés. En automatisant l’onboarding via HubSpot, vous structurez un processus efficace, scalable, tout en conservant une forte dimension humaine. Résultat : gain de temps, image professionnelle renforcée et satisfaction client décuplée.

Obtenir HubSpot CRM
en version gratuite 

📊 Le chiffre clé : un onboarding négligé, un client perdu

80 % des utilisateurs suppriment une application faute de compréhension de son fonctionnement dès les premiers jours (source : Wyzowl, 2025).
Cela en dit long sur l’importance critique des premières interactions après la signature d’un contrat ou d’un devis.

Mais ce n’est pas tout :

• 86 % des clients se disent plus fidèles aux entreprises qui investissent dans un parcours d’accueil structuré et éducatif après l’achat.

• Et plus de 90 % estiment que les entreprises pourraient grandement améliorer leur onboarding (Wyzowl, rapport 2025).
  
  

👉 Autrement dit : l’expérience client se joue dans les premières semaines, et elle conditionne à la fois la satisfaction immédiate, la fidélité future, et la valeur perçue de votre service.

✅ Pourquoi l’onboarding client est trop souvent un maillon faible

Dans les TPE et PME françaises, l’onboarding est encore trop souvent artisanal. Résultat ? Des process qui déraillent :

• des emails envoyés à la main,

• des documents introuvables,

• des informations clients non centralisées,

• des oublis de tâches ou de relances.
  
  
  

Conséquences directes :

• ❌ perte de temps pour les équipes,

• ❌ image peu professionnelle,

• ❌ sentiment d’incertitude côté client.

Or, comme le rappelle Olivier Andrieu (abondance.com), "un process mal cadré envoie un signal négatif dès le départ". Automatiser ne veut pas dire robotiser, mais fiabiliser les bases pour mieux valoriser l’humain.

🛠 Ce que permet concrètement HubSpot pour un onboarding automatisé

HubSpot n’est pas un simple CRM. C’est un véritable hub central qui orchestre toute l’expérience client. Voici les fonctions clés pour automatiser votre onboarding :

🔗 Centralisation des données

• CRM enrichi en temps réel

• historique des échanges (emails, formulaires)

• documents accessibles à tous les intervenants
  
  

⚙️ Déclenchement automatique de workflows

• dès qu’un deal est signé ou qu’un paiement est validé,

• HubSpot active automatiquement le processus d’onboarding.
  
  

✉️ Envoi d’emails personnalisés

• email de bienvenue automatisé et contextualisé,

• rappels des prochaines étapes,

• accès immédiat aux ressources utiles.
  
  

📩 Collecte intelligente d'informations via formulaire

• attentes du client,

• infos techniques ou logistiques,

• documents à transmettre.
  
  

👉 Toutes ces infos nourrissent automatiquement la fiche CRM, évitant les oublis.

🗂 Création de tâches internes automatisées

• pour le chef de projet,

• pour l’assistant ou l’OBM,

• pour l’équipe technique ou commerciale.

🔄 Les étapes clés d’un onboarding automatisé avec HubSpot

Voici un processus-type d’onboarding client automatisé avec HubSpot :

🟢 Étape 1 : Le déclencheur

• Deal “gagné”

• Paiement validé

• Signature de contrat

👉 Ce déclencheur active un workflow dédié.

✉️ Étape 2 : L’email de bienvenue intelligent

• personnalisé avec le prénom du client

• rappel du contexte et des objectifs

• lien vers les ressources utiles ou documents à consulter
  
  

📋 Étape 3 : Formulaire de collecte de données

• attentes spécifiques

• informations techniques

• documents nécessaires

Le tout rentre automatiquement dans le CRM -> Créer un formulaire gratuitement avec HubSpot 

📌 Étape 4 : Création des tâches internes

Chaque intervenant reçoit une tâche précise avec :

• date d’échéance

• lien vers la fiche client

• instructions claires

🔁 Étape 5 : Suivi et montée en valeur

• contenus éducatifs ou guides envoyés automatiquement

• rappels de points d’étapes

• relances programmées
  
  

👉 Le client est accompagné sans friction.

À lire : Le Loop marketing d'HubSpot : l'approche HubSpot qui reprense le marketing digital 

🤖 Ce qu’il faut automatiser… et ce qu’il faut garder humain dans le processus d'onboarding client

À automatiser absolument :

• Emails de bienvenue

• Collecte d’informations

• Création de tâches

• Relances automatiques

• Suivi des étapes
  
  
  

À garder humain :

• Premier échange stratégique

• Adaptation aux attentes spécifiques

• Appels de réassurance

• Arbitrages et décisions complexes
  
  

💡 L’automatisation libère du temps pour l’humain, elle ne le remplace pas.

👥 Le rôle stratégique de l’assistant ou de l’OBM pour vous accompagner dans la création d'un onboarding client de qualité

Avec HubSpot, le rôle de l’assistant ou de l’OBM prend de la hauteur :

• 👀 supervision des workflows automatisés

• 📊 amélioration continue de l’expérience client

• ✅ suivi des taux de complétion et d’engagement
  
  
  

C’est un levier de montée en compétence et une valorisation directe du poste.

À lire : Que peut faire un Online Business Manager pour vous ?

📈 Les bénéfices business d’un onboarding automatisé avec HubSpot

🏁 Conclusion : structurer l'onboarding client pour mieux fidéliser

Automatiser l’onboarding client avec HubSpot, c’est investir dans la relation client à long terme.

Ce n’est ni du gadget, ni un simple confort :


👉 c’est un choix stratégique pour toutes les entreprises qui veulent gagner en temps, en sérénité, et en professionnalisme.

📣 Envie de structurer votre onboarding client sur HubSPot ?

Vous voulez créer votre propre workflow d’onboarding client automatisé avec HubSpot ?

👉 Plateya vous accompagne pour concevoir un processus sur-mesure adapté à votre activité.

📩 Contactez-nous dès maintenant pour un audit gratuit de votre parcours client.