Guide complet pour les assistantes digitales freelances : création, gestion, et développement de votre activité en 8 étapes claires et pratiques. Un incontournable pour réussir !

Guide pratique : créer votre activité d'assistante digitale en freelance

En tant qu'assistant digital ou secrétaire indépendante, vous possédez des compétences précieuses pour aider les entreprises dans le monde numérique en constante évolution. Si vous envisagez de lancer votre propre activité en freelance, vous êtes au bon endroit. Ce guide a pour but de vous fournir un plan étape par étape, clair et accessible, pour créer votre micro-entreprise en France et démarrer votre aventure professionnelle avec succès.

Que vous soyez déjà un expert dans votre domaine ou que vous cherchiez à vous lancer dans cette carrière enrichissante, nous vous guiderons à travers les démarches administratives, les aspects fiscaux, la gestion comptable, et bien plus encore. Vous apprendrez également à éviter les pièges courants et à maximiser vos chances de réussite en tant qu'assistante digitale indépendante.

Que vous rêviez de travailler depuis chez vous, de gérer votre propre emploi du temps, ou de proposer des services variés à vos clients, ce guide vous donnera les clés pour concrétiser vos aspirations professionnelles. Alors, préparez-vous à plonger dans le monde passionnant de la freelance en tant qu'assistante digitale, et découvrez comment bâtir votre entreprise en toute confiance.


Avant d'aller plus loin dans la lecture de cet article, découvrez une parenthèse passionnante sur l'évolution du métier d'assistant traditionnel vers l'assistant digital 2.0. 

Étape 1 : préparation au lancement de l'activité d'assistante digitale 

Avant de plonger tête baissée dans l'aventure passionnante de l'assistance digitale en freelance, il est essentiel de bien se préparer. Cette première étape est cruciale pour poser les bases solides de votre entreprise. Voici ce que vous devez faire :

1. Idée et business plan : définissez clairement votre activité d'assistante digitale et élaborez un plan d'affaires.

Votre idée est la pierre angulaire de votre entreprise. Identifiez les services que vous souhaitez proposer en tant qu'assistante digitale, qu'il s'agisse de gestion de médias sociaux, de support administratif en ligne, de rédaction web, ou d'autres compétences spécifiques. Assurez-vous que cette idée correspond à vos compétences et à vos passions.

Une fois que vous avez une vision claire de votre activité, élaborez un plan d'affaires. Ce document vous aidera à définir vos objectifs, votre public cible, vos concurrents, et votre stratégie de tarification. Il servira également de feuille de route pour votre entreprise, vous guidant à chaque étape de votre parcours professionnel.


Avant d'aller plus loin, consultez cet article sur le budget nécessaire au lancement de l'activité d'assistante digitale en freelance.

2. Étude de marché : analysez la demande pour vos services.

Avant de vous lancer, il est essentiel de comprendre si votre activité d'assistante digitale répond à une demande réelle sur le marché. Menez une étude de marché pour évaluer la demande potentielle de vos services. Analysez votre public cible, identifiez ses besoins, et examinez la concurrence.

Posez-vous des questions clés : Y a-t-il une demande croissante pour des services d'assistance digitale ? Quels sont les tarifs pratiqués par les concurrents ? Quelles sont les tendances actuelles dans le domaine de l'assistance digitale ? Ces réponses vous aideront à affiner votre offre et à déterminer comment vous démarquer sur le marché.

3. Choix du statut Juridique et du code APE : optez pour le statut libéral ou artisanal et choisissez le code APE approprié.

Avant d'aller plus loin, consultez ici quel code APE choisir pour l'activité d'assistante digitale freelance.


L'un des choix importants que vous ferez à cette étape est celui de votre statut juridique, qui peut être libéral ou artisanal, en fonction de votre activité et de vos préférences. Ce choix déterminera également le code APE associé à votre entreprise, qui reflétera la nature de vos services.

Le code APE est important pour déterminer votre affiliation à différents organismes sociaux et fiscaux. Par exemple, si vous choisissez le statut libéral, vous pourrez utiliser le code APE 8219Z pour les services administratifs combinés de bureau. Si vous optez pour le statut artisanal, le code APE 8219Z "Photocopie, préparation de documents et autres activités spécialisées de soutien de bureau" peut être approprié.

Le choix du statut juridique et du code APE est un point clé à considérer dès le début de votre aventure en freelance, car il déterminera votre régime fiscal, social et juridique. Consultez un expert-comptable ou un conseiller juridique pour prendre une décision éclairée en fonction de votre situation particulière.

En résumé, l'étape 1 de préparation implique non seulement de définir votre projet, mais aussi de prendre des décisions importantes telles que le choix du statut juridique et du code APE, qui auront un impact significatif sur la façon dont vous allez gérer votre entreprise en tant qu'assistante digitale freelance.

Étape 2 : immatriculation de l'activité d'assistante digitale 

Maintenant que vous avez préparé le terrain, il est temps de passer à l'étape cruciale de l'immatriculation de votre entreprise. Voici ce que vous devez faire :

1. Déclaration en Ligne : rendez-vous sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr pour déclarer votre activité.

La déclaration en ligne est un processus simplifié et rapide pour créer votre micro-entreprise en tant qu'assistante digitale. Sur le site de l'URSSAF, vous trouverez un formulaire de déclaration à remplir. Assurez-vous d'avoir tous les documents requis à portée de main, tels que votre numéro de sécurité sociale, une pièce d'identité, et les informations sur votre activité.

Suivez les étapes indiquées, en précisant la nature de vos services, vos prévisions de chiffre d'affaires, et d'autres détails essentiels. Lors de la déclaration, vous devrez également choisir votre régime fiscal : prélèvement libératoire ou versement fiscal trimestriel. Cette étape détermine la manière dont vous paierez vos impôts.

2. SIRET : recevez votre numéro SIRET (Système d'Identification du Répertoire des Établissements) après la déclaration.

Une fois que vous avez rempli votre déclaration en ligne et qu'elle a été acceptée, vous recevrez votre numéro SIRET. Ce numéro unique identifie votre entreprise et est nécessaire pour effectuer des transactions commerciales, émettre des factures, et réaliser d'autres opérations administratives.

Le SIRET est composé de 14 chiffres, dont les 9 premiers correspondent au numéro SIREN de votre entreprise et les 5 suivants sont un code interne à l'établissement. Conservez soigneusement ce numéro, car il sera utilisé dans toutes vos interactions professionnelles et fiscales.

Félicitations, vous avez maintenant franchi une étape essentielle dans la création de votre entreprise d'assistante digitale en freelance. Avec votre déclaration en ligne acceptée et votre numéro SIRET en main, vous êtes officiellement prêt à démarrer votre activité et à vous lancer sur le marché. La prochaine étape sera de vous familiariser avec les aspects fiscaux et comptables de votre entreprise, ce que nous aborderons dans l'étape 3.

Étape 3 : fiscalité et comptabilité de l'assistante digitale 

Maintenant que vous avez créé votre micro-entreprise d'assistante digitale, il est temps de vous plonger dans les aspects fiscaux et comptables de votre activité. Voici ce que vous devez savoir :

1. Régime fiscal : choisissez entre le prélèvement libératoire ou le versement fiscal trimestriel.

En tant que micro-entrepreneur, vous avez deux options pour gérer votre fiscalité :

• Prélèvement libératoire : cette option vous permet de payer vos impôts sur le revenu directement au moment de votre déclaration de chiffre d'affaires. Le taux varie en fonction de votre activité et de votre revenu, mais il offre l'avantage de la simplicité, car vous n'aurez pas à vous soucier de calculer et de verser vos impôts séparément.
  
  
• Versement fiscal trimestriel : Vous pouvez également choisir de verser vos impôts sur le revenu de manière trimestrielle. Cette option vous permet de mieux anticiper vos obligations fiscales, mais vous devrez calculer vous-même le montant à verser à chaque trimestre.
  
  

Le choix entre ces deux régimes dépendra de votre situation financière et de vos préférences. Il est conseillé de consulter un expert-comptable pour déterminer la meilleure option pour votre entreprise.

2. Comptabilité : tenez un registre des recettes et des dépenses.

La comptabilité est une partie essentielle de la gestion de votre micro-entreprise. Vous devez tenir un registre précis de toutes vos recettes et de toutes vos dépenses. Cela inclut la facturation à vos clients, les paiements reçus, les frais liés à votre activité (tels que les frais de déplacement, d'achat de matériel, etc.), ainsi que tout autre mouvement financier lié à votre entreprise.

Gardez tous les reçus, factures et relevés bancaires organisés et à jour. Vous pouvez choisir d'utiliser un logiciel de comptabilité ou de faire appel à un expert-comptable pour vous aider à suivre vos finances de manière efficace.

La comptabilité est cruciale pour évaluer la santé financière de votre entreprise, remplir vos obligations fiscales correctement et prendre des décisions éclairées pour la croissance de votre activité.

En résumé, cette étape 3 concerne la gestion de vos obligations fiscales en choisissant le régime fiscal qui vous convient le mieux et en tenant un registre minutieux de vos finances. Cela vous permettra de maintenir la transparence financière de votre entreprise et d'assurer sa conformité aux lois fiscales en vigueur.

Étape 4 : cotisations sociales pour l'activité d'assistante digitale 

Maintenant que vous avez abordé la fiscalité et la comptabilité, il est temps de vous pencher sur les cotisations sociales, une autre facette cruciale de votre entreprise en tant qu'assistante digitale freelance. Voici ce que vous devez savoir :

1. Déclaration des revenus : effectuez une déclaration de chiffre d'affaires chaque mois ou trimestre.

En tant que micro-entrepreneur, vous êtes tenu de déclarer votre chiffre d'affaires régulièrement. La fréquence de ces déclarations dépend de votre choix entre le prélèvement libératoire et le versement fiscal trimestriel (dont nous avons parlé à l'étape 3). Vous devrez donc soumettre une déclaration mensuelle ou trimestrielle en fonction de votre option.

La déclaration de chiffre d'affaires est une formalité administrative importante pour calculer vos cotisations sociales et fiscales. Assurez-vous de respecter les délais pour éviter des pénalités éventuelles.

2. Cotisations sociales : payez les cotisations sociales correspondantes.

Les cotisations sociales sont les contributions que vous devez verser pour bénéficier de la sécurité sociale et des prestations sociales en tant que travailleur indépendant. Les montants des cotisations sont calculés en fonction de votre chiffre d'affaires et de votre régime fiscal.

Le paiement des cotisations sociales est une obligation légale, et il est crucial de les régler en temps et en heure pour éviter des sanctions ou des interruptions de prestations sociales. Vous pouvez généralement payer vos cotisations en ligne, par prélèvement automatique, ou par d'autres moyens de paiement acceptés par les organismes sociaux compétents.

Il est conseillé de prévoir un budget pour vos cotisations sociales dès le début de votre activité afin de ne pas être pris au dépourvu.

En résumé, cette étape 4 concerne la gestion de vos cotisations sociales en effectuant des déclarations de chiffre d'affaires régulières et en payant les cotisations sociales correspondantes. Assurez-vous de bien comprendre vos obligations sociales en tant qu'assistante digitale freelance pour maintenir votre couverture sociale et respecter la réglementation en vigueur.

Étape 5 : gestion administrative de l'activité de secrétaire indépendante 

La gestion administrative de votre entreprise d'assistante digitale est essentielle pour maintenir votre activité en ordre et en conformité avec les réglementations. Voici ce que vous devez prendre en compte :

1. Facturation : émettez des factures conformes.

Lorsque vous réalisez des prestations pour vos clients, vous devez émettre des factures conformes aux règles en vigueur. Une facture correcte doit inclure des informations telles que votre nom, adresse, numéro SIRET, la date de la facture, le nom et l'adresse du client, une description détaillée des services fournis, le montant total, les taux de TVA applicables, et le montant de TVA le cas échéant.

Utilisez un modèle de facture professionnel ou un logiciel de facturation pour simplifier ce processus. Cela vous aidera à éviter des erreurs et à garantir que vos factures sont conformes aux normes légales.

2. Tenue de livres : conservez tous les documents comptables pendant la durée légale.

La tenue de livres est une obligation légale et une bonne pratique pour votre entreprise. Conservez soigneusement tous les documents comptables, y compris les factures, les relevés bancaires, les contrats, les reçus, et toute autre documentation financière pertinente.

En France, vous devez conserver ces documents pendant une période de 10 ans à des fins fiscales et légales. Un bon système de classement et d'archivage vous aidera à garder une trace de vos opérations financières passées et à vous préparer en cas de contrôle fiscal ou d'audit.

Une gestion administrative rigoureuse contribuera à la santé à long terme de votre entreprise et à votre conformité avec les règles en vigueur. Elle vous permettra également de mieux gérer vos finances, de suivre votre croissance, et de répondre rapidement aux besoins de vos clients.

En résumé, cette étape 5 vous rappelle l'importance de la gestion administrative en tant qu'assistante digitale freelance. Émettez des factures conformes et conservez tous les documents comptables de manière organisée pour faciliter la gestion quotidienne de votre activité et la conformité aux exigences légales.

Étape 6 : assurance responsabilité civile professionnelle de l'assistante digitale 

L'assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) est une étape importante dans la gestion de votre entreprise d'assistante digitale en freelance. Elle vise à vous protéger contre les éventuels litiges ou dommages liés à votre activité professionnelle. Voici ce que vous devez savoir à ce sujet :

1. Assurance : souscrivez à une assurance responsabilité civile professionnelle si nécessaire.

Bien que ce ne soit pas une obligation légale en France pour toutes les professions, souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle peut être fortement recommandé, voire indispensable, en fonction de la nature de vos services et de vos clients.

Cette assurance vous couvre en cas de réclamations ou de litiges avec vos clients en raison de prestations non conformes, de retards, de négligences professionnelles, ou d'autres problèmes liés à votre activité. Elle peut également vous protéger en cas de dommages matériels ou corporels causés à des tiers dans le cadre de votre travail.

Avant de souscrire une RC Pro, évaluez attentivement les risques liés à votre activité et consultez un courtier en assurance ou une compagnie d'assurance pour obtenir des recommandations adaptées à votre situation. Les coûts de l'assurance varieront en fonction de la couverture souhaitée et de la taille de votre entreprise.

En résumé, l'étape 6 vous encourage à envisager sérieusement la souscription d'une assurance responsabilité civile professionnelle pour protéger votre entreprise et votre patrimoine personnel en cas de litiges ou de problèmes liés à votre activité. Bien que cela puisse représenter un coût supplémentaire, cela vous offre une tranquillité d'esprit précieuse tout en renforçant la crédibilité de votre entreprise aux yeux de vos clients.

Étape 7 : développement de l'activité de secrétariat à domicile

Après avoir mis en place les bases de votre entreprise d'assistante digitale, il est temps de vous concentrer sur son développement et sa croissance. Voici ce que vous devez faire pour faire avancer votre activité :

1. Développement : faites la promotion de vos services, trouvez des clients et développez votre activité.

• Promotion de vos services : Créez une présence en ligne professionnelle en développant un site web, en utilisant les médias sociaux et en créant un profil sur des plateformes freelances pertinentes comme Plateya.
  Mettez en avant vos compétences, vos réalisations et les avantages de travailler avec vous.
  
  
• Réseautage : Participez à des événements professionnels, des webinaires, des forums en ligne et rejoignez des groupes de travail pour élargir votre réseau professionnel. Le bouche-à-oreille est souvent un moyen puissant de trouver de nouveaux clients. Plateya vous propose ces options pour votre activité. 
  
  
• Portfolio : Créez un portfolio mettant en valeur vos réalisations passées et vos compétences. Montrez des exemples concrets de votre travail pour démontrer votre expertise.
  
  
• Tarification compétitive : Fixez des tarifs compétitifs qui reflètent la qualité de vos services et le marché actuel. Soyez transparent avec vos clients sur vos tarifs et vos politiques de facturation.
  
  
• Service client : Offrez un excellent service client pour fidéliser vos clients existants et obtenir des recommandations. La satisfaction de la clientèle peut jouer un rôle clé dans la croissance de votre entreprise.
  
  
• Stratégie marketing : Élaborez une stratégie marketing qui cible votre public idéal. Utilisez des tactiques telles que le marketing de contenu, les publicités en ligne ciblées, et les campagnes par e-mail pour attirer l'attention de nouveaux clients.
  
  
• Diversification des services : Explorez de nouvelles compétences et services que vous pourriez offrir pour élargir votre offre et répondre à un éventail plus large de besoins de vos clients.
  
  
• Gestion du temps : Équilibrez efficacement votre charge de travail pour éviter le surmenage tout en continuant à chercher des opportunités de croissance.
  
  
  

La phase de développement de votre activité en tant qu'assistante digitale freelance est cruciale pour établir votre réputation, élargir votre clientèle et augmenter vos revenus. Restez proactif, persévérez et adaptez-vous aux évolutions du marché pour garantir le succès à long terme de votre entreprise.

Étape 8 : évolution de votre activité de secrétaire indépendante

Félicitations pour avoir suivi avec succès les étapes précédentes de la création et de la gestion de votre entreprise d'assistante digitale freelance. À ce stade, vous pouvez envisager une évolution de votre entreprise pour suivre votre croissance et vos ambitions professionnelles. Voici ce que vous devez considérer :

1. Changement de statut : si votre activité prospère, envisagez de passer à un statut juridique différent.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pourriez vous retrouver à atteindre les limites du statut de micro-entrepreneur. Si vos revenus augmentent considérablement, vous pourriez envisager de passer à un statut juridique différent, tel qu'une entreprise individuelle, une EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée), une SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle), ou d'autres formes juridiques plus adaptées à votre nouvelle envergure. Il sera alors nécessaire de consulter un avocat spécialisé et/ou un expert comptable pour la décision la plus judicieuse.

Ce changement de statut peut vous offrir davantage de flexibilité en matière de gestion, d'imposition, et de responsabilité. Cependant, il peut également entraîner des obligations comptables et administratives plus complexes. Avant de prendre cette décision, consultez un expert-comptable ou un conseiller juridique pour déterminer la meilleure option en fonction de votre situation spécifique.

En résumé, l'étape 8 marque un moment de réflexion sur l'évolution de votre entreprise en tant qu'assistante digitale freelance. Si votre activité progresse, envisagez les avantages et les inconvénients d'un changement de statut juridique pour mieux répondre à vos besoins à mesure que vous continuez à bâtir votre entreprise et à réaliser vos objectifs professionnels.

Conclusion sur les étapes à suivre pour lancer l'activité d'assistante digitale en freelance

En conclusion, ce guide vous a fourni les fondations essentielles pour créer, gérer et faire évoluer votre entreprise d'assistante digitale en freelance. En suivant ces étapes, vous êtes prêt(e) à naviguer avec confiance dans le monde de la freelance, à atteindre vos objectifs professionnels, et à offrir vos compétences de manière efficace. N'oubliez pas que le succès dépendra de votre détermination, de votre adaptabilité et de votre passion pour votre métier. Bonne chance dans votre aventure freelance !