Productivité professionnelle

10 méthodes concrètes pour gagner en productivité dès demain

14 Déc 2024 à 09:12

Découvrez 10 méthodes concrètes pour améliorer votre productivité : outils, délégation à des assistants indépendants, ou optimisation avec un OBM. Des résultats immédiats !

Dix solutions concrètes pour gagner en productivité et libérer votre quotidien d’entrepreneur débordé

Le chiffre : 48% des dirigeants sont submergés par le quotidien

Vous saviez que 48 % des entrepreneurs se disent submergés par leurs tâches quotidiennes, au point d’avoir l’impression de ne jamais avancer ? (source : étude OpinionWay pour Sage, 2023).

Entre la gestion des clients, les opérations administratives et les imprévus, il devient difficile de trouver le temps pour des actions à forte valeur ajoutée.

Comment sortir de ce cercle vicieux ? En adoptant des méthodes concrètes pour optimiser votre organisation et regagner un contrôle total sur votre emploi du temps.

Dans cet article, nous vous présentons 10 cas de figures courants chez les entrepreneurs débordés, accompagnés de solutions pratiques qui vous aideront à reprendre les rênes de votre productivité.

1. Prioriser les tâches grâce à la méthode Eisenhower

Face à une to-do list interminable, il est essentiel de distinguer l’urgent de l’important. La matrice d’Eisenhower vous aide à classer vos tâches en quatre catégories :

• Urgentes et importantes : à traiter immédiatement.
• Importantes mais non urgentes : à planifier.
• Urgentes mais peu importantes : à déléguer.
• Ni urgentes ni importantes : à éliminer.

En adoptant cette méthode, vous concentrez votre énergie sur ce qui compte réellement pour le développement de votre entreprise.


À lire : Comment utiliser la matrice d'Eisenhower à votre bénéfice ?

Et le Pomodoro ?

Pour comprendre la technique du pomodoro intitulée "La technique du Pomodoro : Décuplez votre productivité" pour travailler sur des plages de temps d'hyperproductivité, visionnez simplement cette courte vidéo extraite de notre chaîne Youtube Plateya (consultée le 14.12.24)




                     

2. Se libérer des tâches administratives grâce à une assistante indépendante

Les tâches administratives (gestion des factures, suivi des emails, planification de rendez-vous) peuvent rapidement devenir un gouffre à temps. Faire appel à une assistante indépendante est une solution accessible et flexible.

Avantages :

• Pas de charges salariales, car elle travaille en freelance.
• Intervention sur des missions spécifiques (quelques heures par semaine ou par mois).
• Gain immédiat de temps sur des activités chronophages.

Cela vous permet de vous recentrer sur votre cœur de métier sans alourdir la structure de votre entreprise.

Comment travailler avec un assistant indépendant pour vraiment gagner 3H par jour ?

Ce guide pratique vous révèle les clés pour collaborer efficacement avec un assistant freelance. De l'identification des tâches à déléguer à la sélection du bon profil, en passant par des astuces pour maximiser cette collaboration, apprenez à optimiser votre emploi du temps et à vous concentrer sur l’essentiel. Avec des exemples concrets et des outils adaptés, gagnez en sérénité et libérez jusqu’à 15 heures par semaine pour développer votre entreprise.

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3. Planifier efficacement avec la règle des « trois priorités »

Chaque matin, identifiez trois tâches prioritaires à accomplir dans la journée. En les terminant, vous aurez la satisfaction d’avoir fait avancer des projets essentiels, même si des imprévus surviennent.

💡 Astuce : Couplez cette règle à un outil comme Trello ou Notion pour organiser visuellement vos priorités.

4. Automatiser les tâches répétitives avec des outils performants

Certaines tâches, comme l’envoi d’emails ou la facturation, peuvent être automatisées pour vous faire gagner un temps précieux.

Exemples d’outils :

• Zapier : connecte vos applications pour automatiser des flux de travail (ex. transférer automatiquement des prospects reçus via un formulaire dans votre CRM).
• Pennylane: génère automatiquement des factures et envoie des rappels de paiement.
• Calendly : facilite la prise de rendez-vous sans échanges interminables par email.
  
  

Ces solutions simples vous permettent d’éliminer de nombreuses micro-tâches.

5. Analyser votre organisation avec un OBM

Un Online Business Manager (OBM) est un expert en organisation et en gestion des processus. Il audite vos workflows pour identifier les points d’amélioration et propose des solutions adaptées : délégation, automatisation, ou réorganisation des équipes.

Exemple :

Un OBM peut mettre en place un système de gestion des tâches centralisé, où chaque collaborateur sait exactement quoi faire et à quel moment, réduisant ainsi les retards et doublons.

6. Déléguer les réseaux sociaux à un community manager

Les réseaux sociaux sont essentiels pour développer votre visibilité, mais leur gestion est très chronophage. En confiant cette mission à un community manager freelance, vous :

• Maintenez une présence régulière en ligne.
• Gagnez du temps pour vos tâches stratégiques.
• Optimisez vos campagnes grâce à des experts des algorithmes et des tendances.
  
  
  

7. Bloquer du temps avec la méthode du time blocking

Le time blocking consiste à allouer des plages horaires fixes à vos activités (emails, réunions, projets stratégiques). Vous évitez ainsi de passer d’une tâche à l’autre sans réellement avancer.

Exemple d’emploi du temps :

• 9h-10h : réponse aux emails.
• 10h-12h : travail sur un projet stratégique.
• 13h-14h : suivi des clients ou partenaires.

8. Automatiser votre gestion de leads

Si vous perdez du temps à suivre manuellement vos prospects, il est temps d’automatiser ce processus. Avec un CRM comme HubSpot ou Pipedrive, vous pouvez :

• Enregistrer automatiquement les informations des prospects.
• Programmer des relances automatiques.
• Suivre votre pipeline en temps réel.

À lire : Hubspot ou Pipedrive : Quel CRM choisir pour votre start-up ?

9. Développer une routine matinale productive

Votre matinée conditionne souvent la réussite de votre journée. Adoptez une routine structurée en intégrant :

• 15 minutes de planification.
• Une tâche prioritaire accomplie avant de consulter vos emails.
• Une activité de bien-être (sport, méditation) pour commencer en pleine forme.

10. Externaliser certaines missions à des freelances spécialisés

Qu’il s’agisse de création de contenu, de développement web ou de support client, externaliser à des freelances vous permet de :

• Réduire la charge de travail interne.
• Bénéficier d’une expertise ponctuelle sans engager un salarié à plein temps.
• Mieux répartir vos ressources sur les activités à forte valeur ajoutée.
  
  

À lire : Les clés du customer care en 2024 pour un service client au top 

Conclusion : reprenez le contrôle de votre temps dès aujourd’hui

Entre les outils d’automatisation, la délégation à des experts et l’optimisation de vos processus, les solutions pour gagner en productivité ne manquent pas. Chaque minute économisée est une opportunité de vous recentrer sur l’essentiel : le développement et la croissance de votre entreprise.

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